Organisaties kunnen niet elk voorstel accepteren dat ze ontvangen en moeten daarom brieven schrijven om bedrijven te informeren dat ze hun voorstellen weigeren. Dit wordt vaak afgehandeld via e-mail. Het bedrijf dat de voorstellen weigert, maakt een brief en e-mailt deze naar de juiste bedrijven. Telkens wanneer een bedrijf een weigeringsbrief schrijft, moet het een aantal belangrijke punten overwegen, waaronder het diplomatiek, oprecht en kort houden van de brieven.
Gebruik een onderwerpregel. Wanneer u een e-mail schrijft, kunt u een onderwerp op de onderwerpregel invullen. Gebruik bij het schrijven van een voorstel tot weigering, de onderwerpregel om de persoon op de hoogte te stellen van wat de e-mail inhoudt. Het hoeft niet de woorden 'Voorstelweigering' te bevatten, maar kan iets zeggen als 'In reactie op uw voorstel'.
Houd de opmaak eenvoudig. Gebruik geen mooie lettertypen of andere speciale opmaak. Gebruik de standaardopmaak die de meeste e-mails hebben en houd de woorden gelijk met de linker marge.
Adresseer de e-mail. Begin de e-mail door deze aan te spreken bij de contactpersoon die het oorspronkelijke voorstel heeft geschreven. Als er geen specifieke contactpersoon in het voorstel staat, richt u deze tot de personeelsafdeling van het bedrijf.
Vermeld het doel van de e-mail. Wees duidelijk, direct en diplomatiek wanneer je de brief begint. Informeer de lezer dat u deze brief schrijft om hem helaas te melden dat uw bedrijf het door hem of zijn bedrijf ingediende voorstel weigert. Zorg ervoor dat u uw bedrijfsnaam en het doel van het oorspronkelijke voorstel vermeldt.
Voeg een reden toe. Een weigering moet oprecht en oprecht zijn. Daarom bevatten de meeste bedrijven een reden die verklaart waarom ze het voorstel weigeren. De redenen verschillen voor de weigering van een voorstel, maar zijn meestal gekoppeld aan kosten.
Bied positieve wensen aan de lezer.Informeer de lezer dat u hem en zijn bedrijf in de toekomst goed wenst en nodig hem uit om voorstellen te doen voor toekomstige projecten die uw bedrijf mogelijk heeft.
Onderteken de brief. Aan het einde van de e-mail ondertekent u de brief "Met vriendelijke groet" gevolgd door uw naam en titel.
Tips
-
Zorg er altijd voor dat u bedrijfsbrieven proefleest voordat u ze verzendt. Zeg geen negatieve dingen over het bedrijf, maar probeer de brief positief te houden.
