Het presideren van een vergadering kan uw opkomst tot een top van een bedrijf of uw respectniveau als bestuurder maken of breken. Een vergadering voorzitten hoeft niet stressvol te zijn, het kan leuk zijn. Het is mogelijk om een vlotte vaart te hebben tijdens de volgende vergadering die u stuurt.
Stuur een e-mail vooraf over de vergadering met de gewenste agenda en onderwerpen die worden behandeld. Wees gedetailleerd en specifiek over hoe lang de vergadering zal duren en waar deze zal plaatsvinden.
Komen voor de vergadering 10 minuten voordat de rest van de aanwezigen zijn gepland om dit te doen. Neem de tijd om alle noodzakelijke documenten op te stellen, een kop koffie (of een andere drank om te voorkomen dat je uitdroogt terwijl je spreekt) en jezelf te situeren aan de voorkant van de kamer.
Groet iedereen als ze de kamer binnenkomen, handen schudden en oogcontact maken. Leid ze naar toegewezen zitplaatsen als dit nodig is.
Stel iemand aan om notities of notulen van de vergadering te maken.
Open de vergadering met een korte introductie, aan de voorkant van de tafel, kantoor of vergaderruimte waar de vergadering plaatsvindt. Bekijk de notulen van de vorige vergadering en vraag om goedkeuring. Zodra u die goedkeuring heeft, kunt u eventuele vragen over de agenda van die dag bespreken voordat u verder gaat.
Begin de dialoog of briefing over het eerste onderwerp van ondernemen. Sta anderen toe om te antwoorden, toe te voegen en te bespreken. Als mensen overvloedig spreken, vraag hen dan om de anderen in de kamer te respecteren en te wachten om hun punt mondeling toe te lichten.
Houd de controle. Wanneer mensen van het onderwerp af komen, kan het mooi maar krachtig worden geïnterpreteerd om iedereen terug te leiden naar het centrale probleem. Als u toestaat dat het gesprek verdwaalt, zal dit reflecteren op uw vermogen om de vergadering te leiden.
Aan het einde van de vergadering sta je op en bedank iedereen dat je bent gekomen. Herinner hen aan alle taken die zij ook hebben uitgevoerd. Schud handen indien mogelijk als mensen de vergadering verlaten.
