Het bedrijfsscenario is nu projectmatig. Projecten omvatten multifunctionele teams en diversiteit van meningen helpt bij innovatie. Het doel van veel zakelijke projecten is om aan de verwachtingen van de klant te voldoen en deze te overtreffen. Geïntegreerd projectbeheer is de nieuwe bedrijfsmantra, waarbij projectmanagement een integraal proces is van de uitvoering van het strategisch plan. Het begrijpen van het proces van de levenscyclus van een project is van cruciaal belang voor alle werkgebieden, omdat dit zich vertaalt in een hogere efficiëntie.
Project definitie
Bedrijven vertrouwen vaak op "projecten" om aan de behoeften van de klant te voldoen. Een "project" wordt onderscheiden van alledaagse routineactiviteiten en lange termijn "programma's" door bepaalde kenmerken. Om een "project" te worden genoemd, moet een taak een specifiek doel hebben, een eenmalige inspanning met een vastgestelde levensduur. Projecten hebben ook specificaties voor prestaties en zijn beperkt door tijd, geld, mankracht en andere middelen. Elke projectlevenscyclus wordt gekenmerkt door vier fasen: de bepalende fase, de planningsfase, de uitvoeringsfase en de leveringsfase.
Project management
Projectmanagement is het proces van plannen, plannen en besturen van projecten. Verschillende factoren hebben geleid tot een toenemende nadruk op efficiënt projectbeheer. Toenemende mondiale concurrentie heeft geleid tot een gecomprimeerde levenscyclus van producten. Bedrijven hebben te maken met kortere "time to market" -ontwikkelingsscenario's. De kennisexplosie met gedeelde informatienetwerken en toegenomen klantgerichtheid hebben bijgedragen aan een grotere complexiteit van de aard van projecten. Dit vereist een efficiënt beheer van cross-functionele projectteams. Bedrijven voeren tegelijkertijd meerdere projecten uit. Daarom is de toewijzing van middelen en efficiënt projectbeheer van strategisch belang.
Planning
Planning in de context van een project omvat het verschaffen van een routekaart voor de juiste uitvoering van het project. Het planningsproces omvat het definiëren van het project, inclusief de voorgestelde uitkomst van het project. Het planningsproces omvat ook het duidelijk definiëren van de doelen en doelstellingen van het project, de specificaties van de kwaliteit, het budget en de tijdschattingen en controleparameters. Kortom, de planningsfase is een fase waarin de projectdoelstellingen en -richtlijnen worden geëvalueerd en bevestigd en eventuele ondermijnende problemen worden opgelost. Consequenties worden ook tijdens het planningsproces ontworpen om valkuilen te voorkomen. Idealiter zou het planningsproces alle teamleden moeten omvatten.
scheduling
Bij het plannen van projecten moet het project worden afgebroken tot duidelijk omschreven, eenvoudigere taken. Dit staat ook bekend als de "work breakdown structure". Met deze structuur kunnen de teamleden een complex project begrijpen in termen van eenvoudig haalbare taken. Planning omvat ook het toewijzen van deze taken aan het betreffende personeel en het vaststellen van de tijd, geld en andere beperkte middelen voor elke taak. Als het project bijvoorbeeld een conventie moet organiseren, dan heeft de structuur voor het splitsen van werk betrekking op taken zoals het boeken van een hal of het afdrukken van brochures. Specifieke mensen worden toegewezen aan elke taak met tijd, geld en kwaliteitsproblemen.
Controle
De uitvoering van het project omvat het omgaan met onverwachte gebeurtenissen. Hoewel het opstellen van een duidelijk plan en planningsproces onduidelijkheden minimaliseert, moet de projectmanager zorgvuldige controle uitoefenen om de tijd, kwaliteit en budgetvereisten te behouden. Twee elementen van projectbeheersing omvatten het vaststellen en realiseren van duidelijk gedefinieerde projectmijlpalen en het onderhouden van duidelijke communicatielijnen. Mijlpalen helpen bij het bewaken van de voortgang en communicatie helpt bij het toezicht en het verbeteren van teaminspanning.
