Of u nu een klein bedrijf hebt of de financiën beheert, het is essentieel dat u de verschillen begrijpt tussen terugbetaalbare kosten en belastbaar inkomen. De IRS is bijzonder als het gaat om wat kan worden geclassificeerd als een terugbetaalbare uitgave, en boetes kunnen het gevolg zijn als u dit niet correct doet. Zorgvuldige registratie en onderhoud van kwitanties zijn essentieel als uw bedrijf ooit wordt gecontroleerd.
Wat zijn vergoedbare kosten?
Wanneer u goederen of services voor een klant levert, kan het voorkomen dat u de kosten van een extra service of item uit beleefdheid aan die klant overneemt. U kunt ervoor kiezen om de klant niet voor deze kosten te factureren. Als u dat wel doet, wordt het bedrag later weergegeven als inkomsten in uw rekeningschema. Omdat het geen regulier inkomen is, is er behoefte aan differentiatie.
Telkens wanneer u tijdens uw werk kosten maakt voor rekening van een klant, vallen die kosten onder de categorie voor vergoeding van onkosten. Leveringskosten of reiskosten kunnen bijvoorbeeld worden beschouwd als terugbetaalbare uitgaven. Brandstofkosten, maaltijden of hotelkamers kunnen ook worden geclassificeerd als terugbetaalbaar. Bij normaal zakendoen, schrijft de vergoeding voor de verwerking van vergoedingen voor dat dit een uitgave is wanneer u het oploopt en een inkomstenpost wanneer u het aan de klant factureert.
Als u een klein bedrijf bent en een onderaannemer gebruikt, moet u mogelijk extra kosten betalen die doorberekenen worden genoemd. Als u bijvoorbeeld onderhoud aan uw klant levert voor $ 500 per maand, en u betaalt een onderaannemer $ 500 per maand om het werk uit te voeren, dan is die uitgave geen inkomen voor u, maar een pass-through-uitgave. U moet aan het einde van het boekjaar de onderaannemer van formulier 1099 voorzien en zorgvuldig bijhouden wat u aan uw klant heeft gefactureerd en wat u voor hetzelfde werk hebt betaald.
Zijn terugbetalingen belastbaar inkomen?
Wanneer een vergoeding wordt betaald aan een werknemer of aan het bedrijf, moet deze naar behoren worden geregistreerd om als onbelastbaar te worden beschouwd. Op de loonstrook van een medewerker moet bijvoorbeeld een vergoeding als zodanig worden vermeld en niet alleen worden opgenomen in het andere inkomen van de werknemer. In het rekeningschema van uw bedrijf moet u opmerken dat het een terugbetaalbare uitgave is wanneer u het voor het eerst documenteert. Op deze manier kunt u later een kruiscontrole uitvoeren met uw inkomstenlijst om te controleren of deze niet belastbaar is.
Op voorwaarde dat de uitgaven en inkomstenregelitems goed zijn gedocumenteerd en bijgehouden, worden vergoedingen niet als belastbare inkomsten beschouwd. In dit geval wordt u niet betaald voor een goed of een dienst, maar geeft u eerder een bepaald bedrag op dat u later wordt terugbetaald.
Correct volgen van te vergoeden kosten
Naast het correct documenteren van terugbetaalbare uitgaven in uw rekeningschema, moet u ook een zorgvuldige administratie bijhouden. Sla indien mogelijk alle bonnen, verklaringen of andere documentatie met betrekking tot de kosten op. Bewaar een kopie met het fiscale papierwerk van het fiscale jaar zodat u ernaar kunt verwijzen in het geval van een audit of vragen die kunnen rijzen. Zonder de juiste documentatie zou de IRS kunnen aanvoeren dat uw terugvorderbare kosten in plaats daarvan als belastbaar inkomen zouden zijn behandeld, wat ertoe zou leiden dat uw onderneming aan het einde van het belastingjaar meer verschuldigd is.
