Een projectrapport communiceert de status van een lopend project in een non-profitorganisatie. Meestal bevat het rapport specifieke informatie over budget, volle mijlpalen en eventuele problemen die zich sinds het begin van het project hebben voorgedaan. Bij het schrijven van een projectrapport volgt u het basisformaat, maar u kunt secties toevoegen of verwijderen om aan uw specifieke organisatie en doelen te voldoen.
Maak de hoofdzaken voor het rapport. Maak een nette omslagpagina met de projectnaam, de datum van het rapport en de namen van de projectmanager en teamleden. Als uw rapport meer dan vijf pagina's lang is, overweeg dan een inhoudsopgave toe te voegen om de vindbaarheid van informatie te vergemakkelijken.
Om het projectrapport te starten, schrijft u een overzichtsgedeelte dat de lezer uitleg geeft over de basisstatus van het project en hoe dit uw non-profit zal beïnvloeden. Bewaar dit gedeelte op een pagina of minder en schrijf met het doel om op grote schaal uitleg te geven over de voortgang die uw team heeft geboekt met het project. Na het lezen van het overzicht, zou een recensent een basiskennis moeten hebben van de projectomvang, de huidige status, wat er nog te doen is en eventuele problemen die u tegenkomt.
Schrijf een update over de mijlpalen die u tot nu toe hebt bereikt. Leg in dit gedeelte elk voltooid projectdoel uit en laat de lezers weten of het op tijd was. Vermeld eventuele positieve effecten of onverwachte voordelen van een mijlpaal. Als u bijvoorbeeld een doel een week eerder dan gepland hebt voltooid, legt u uit hoe dit het eindproduct zal versnellen of geld bespaart voor uw non-profitorganisatie.
Informeer de lezers over de status van het projectbudget. Voor een non-profit is het budget vaak de grootste zorg. Maak in het gedeelte Budget een budgetanalyse per regel waarin wordt uitgelegd wat u hebt uitgegeven en wat u nog moet uitgeven. Als er discrepanties zijn, geef dan een verklaring en de stappen die u zult nemen om het verschil te compenseren.
Geef een verklaring voor eventuele vertragingen of problemen. Als uw non-profitorganisatie tijdens het project onverwachte problemen heeft gehad, moet u een sectie opnemen waarin het probleem wordt beschreven. Om bestuursleden en klanten gerust te stellen, neemt u specifieke stappen op die u zult nemen om het probleem te verhelpen of te voorkomen.
Verklaar de volgende stappen. Laat de lezer in een korte schets weten wat er in een project gebeurt. Als u extra personeel of informatie nodig heeft, moet u elk item vermelden. Deze informatie is cruciaal voor een non-profit met beperkte middelen. Sluit een positieve noot, indien mogelijk, met het vertrouwen dat het project op tijd en binnen het budget zal worden voltooid.
