Het schrijven van een projectrapport kan een ontmoedigende taak zijn als je niet begint met een organisatieplan. Projectrapporten bevatten meestal dezelfde basiselementen die lezers informatie verschaffen over de doelen, het plan, het budget en de resultaten van het project. Met behulp van een paar standaard technieken voor het schrijven van rapporten, kunt u een effectief projectdocument maken dat uw peers laat zien dat u georganiseerd bent en in staat bent om belangrijke informatie te leveren.
Bepaal welk type projectrapport u gaat schrijven. Gemeenschappelijke projectrapporten omvatten voorstellen, werkaanbevelingen, statusupdates, variantieanalyses en eindevaluaties en aanbevelingen. Dit zal u helpen de exacte informatie te leveren die uw teamleden, supervisor of andere belanghebbenden wensen.
Schrijf een overzicht voor uw rapport. Voeg een voorpagina, inhoudspagina, samenvatting, hoofdtekst en appendix toe. Bepaal welke categorieën informatie u zult aanspreken. Afhankelijk van het type rapport dat u schrijft, kunnen deze doelen, projectmethodologie, personeel, benodigde resources, duur, succesbenchmarks, budget, varianties, deliverables, deadlines, resultaten en aanbevelingen omvatten.
Verzamel de benodigde informatie voor het invullen van elke sectie. Dit kan vragen om interviews met mensen die om het project vragen, medewerkers die aan het project werken en stakeholders die het doelwit van het project zijn, zoals klanten, interne medewerkers of leveranciers en leveranciers. Verkrijg historische gegevens, zoals eerdere verkoopvolumes, budgetten, participatieniveaus en demografische gegevens.
Schrijf de eerste versie van de samenvatting, een kort overzicht van het rapport. Dit moet de reden bevatten waarom de lezer het rapport ontvangt, de belangrijkste hoogtepunten van het rapport en aanbevelingen. Neem de fijnere details niet op in een samenvatting, vaak een overzicht van een halve pagina. Verstrek details en ondersteuning in de hoofdtekst van het projectrapport.
Schrijf elke sectie van het rapport met behulp van uw gegevens en interviews. Organiseer de secties met behulp van een logische volgorde. Start bijvoorbeeld niet met het budget totdat u de benodigde componenten voor het project hebt uitgelegd. Hiermee voorkomt u dat u elke uitgave moet uitleggen en waarom deze twee keer nodig is. Noteer de namen van medewerkers die aan het project werken niet totdat u de projectonderdelen hebt vermeld. Voor een variantiesectie neemt u de originele uitgezonderde uitkomsten en vervolgens de daadwerkelijke resultaten op.
Beëindig het rapport met een samenvatting en aanbevelingen op basis van uw bevindingen. Gebruik gegevens om uw conclusies en aanbevelingen te ondersteunen. Verwijs de lezers naar de appendix van uw paper, die gedetailleerde ondersteuningsinformatie bevat, zoals gedetailleerde budges, grafieken, grafieken en andere technische gegevens.
Controleer uw samenvatting om te bepalen of een van uw initiële sommaties moet worden gewijzigd op basis van de informatie die u tijdens het schrijven van uw rapport hebt ontdekt. Schrijf de definitieve versie van de samenvatting.
Stel de informatie in uw appendix samen en plaats deze in de volgorde waarin de informatie in uw rapport wordt weergegeven. Ga terug naar uw rapport en voeg voetnoten of paginanummers toe om lezers naar appendixinformatie te leiden.
