Vanaf het moment dat een werkgever voor het eerst contact heeft met een toekomstige werknemer, is het door het moment van beëindiging van het dienstverband belangrijk dat schriftelijke records met betrekking tot de werknemer worden bewaard in een personeelsdossier onder de naam van elke werknemer. Deze werkgelegenheidsdossiers kunnen, indien correct onderhouden, mogelijk de werkgever beschermen tegen toekomstige aansprakelijkheid voor arbeidsrechtelijke en arbeidsrechtelijke schendingen, zoals onrechtmatige opzegging of discriminatie op het werk.
Items die je nodig hebt
-
Vergrendeling van dossierkasten of een beveiligde ruimte met beperkte toegang
-
Bestandsmappen
Begrijp waarom u personeelspersoneelsbestanden moet bewaren. Dit is het bedrijfs- en werknemersverslag van wat er op de werkplek is gebeurd. De records die worden bijgehouden in het personeelsdossier kunnen dienen om de werkgever te beschermen in toekomstige gerechtelijke procedures en helpen bij het oplossen van misverstanden over beleidskwesties, belonings- en uitkeringskwesties, taken en verantwoordelijkheden, disciplinaire of corrigerende maatregelen en grieven.
Dus wat moet er in een personeelsdossier staan? De volgende documenten en records moeten worden bijgehouden door HR-professionals of managers van elke medewerker. Functieomschrijving Sollicitatie Aanbod van werkgelegenheid IRS-formulier W-4 Ontvangstbewijs voor werknemershandboek (vaak een goed idee om een kopie van het handboek zelf te bewaren, vooral als het van tijd tot tijd verandert, zodat iedereen weet wat de voorwaarden van het handboek zijn waarvoor de werknemer heeft getekend). Eventuele uitgevoerde prestatie-evaluaties Aanmeldingsformulieren voor werknemersvoordelen Awards Klachten en complimenten ontvangen over de werknemer Disciplinaire acties of waarschuwingen * Aanwezigheidsregistraties Het wordt aanbevolen dat elk type record een eigen tabblad heeft.
Medische dossiers en immigratieformulieren moeten in afzonderlijke bestanden worden bewaard. Aangezien u geen beslissingen over werk kunt nemen op basis van de immigratiestatus van een persoon, ervan uitgaande dat zij het recht hebben om in de Verenigde Staten te werken, en de federale overheid het recht heeft om de I-9 te controleren, is het waarschijnlijk beter om deze te scheiden. Wat de medische dossiers betreft, bevat de Americans with Disabilities Act (ADA) zeer strikte regels met betrekking tot privacy en toegang tot medische registraties na het aanbieden, dus het is noodzakelijk om ze in een apart bestand en een dossierkast te bewaren met beperkte toegang. De ADA beperkt de openbaarmaking van informatie in deze bestanden aan toezichthouders, voor zover de werknemer noodzakelijke beperkingen heeft aan zijn taken of huisvesting nodig heeft; EHBO-ers in geval van spoedeisende medische hulp; en overheids- en verzekeringsfunctionarissen onder beperkte omstandigheden.
Het is belangrijk dat onjuiste informatie in het personeelsbestand van een medewerker onmiddellijk wordt gecorrigeerd na kennisgeving door het bedrijf dat de informatie onjuist is.
Personeelspersoneelsbestanden moeten worden vergrendeld en alleen beschikbaar zijn voor mensen die een legitieme zakelijke behoefte hebben om toegang te hebben tot het bestand. Een manager of eerstelijns supervisor heeft mogelijk toegang nodig om beslissingen te nemen over promoties en disciplinaire maatregelen. Als iemand zonder een legitiem bedrijf toegang tot het bestand nodig heeft om het te zien, heeft hij een geldige dagvaarding nodig. Anders kunnen de privacyrechten van de werknemer worden geschonden.
In het algemeen vereist de wet niet dat u aan een werknemer bekendmaakt wat zich in het personeelsdossier bevindt zonder een passend verzoek van de werknemer. Het is echter waarschijnlijk een betere zakelijke praktijk om werknemers op de hoogte te houden van wat er in hun bestand staat. Op die manier heb je geen marginale medewerker die verrast is wanneer ze gedisciplineerd of beëindigd worden. De uitzonderingen op deze algemene regel zijn de bepalingen van de Fair Credit Reporting Act (FCRA). Het vereist dat u werknemers of potentiële werknemers informeert als u een negatieve actie onderneemt op basis van wat in hun kredietrapport staat.
Los van de kwestie van kennisgeving aan werknemers van wat zich in hun personeelsdossier bevindt, is de kwestie van toegang. Veel staten eisen dat werkgevers werknemers en voormalige werknemers toegang geven tot hun personeelsdossier. Het is belangrijk, als een professionele professional of bedrijfseigenaar, dat u zich in dit opzicht vertrouwd maakt met de wet van uw staat. Als algemene regel geldt dat de toegang door de werknemer redelijk moet zijn en dat een lid van het management aanwezig moet zijn om ervoor te zorgen dat er niets wordt ingenomen of gewijzigd. Sommige wetten van de staat staan de werknemer toe om kopieën te hebben, als ze dat doen, laat iemand van het bedrijf de kopie maken. Er zijn vaak grenzen aan wat de medewerker kan zien in zijn personeelsdossier. Als er gevoelige items zijn zoals verwijzingsbrieven, strafrechtelijk onderzoek en andere informatie die de privacyrechten van iemand anders schendt, kan de toegang hiertoe worden geweigerd. Het is een goed idee om deze items onder een apart tabblad in het personeelsbestand van de werknemer te houden. Sommige staatswetten kunnen de werknemer toestaan weerleggingen in te dienen tegen disciplinaire acties of evaluaties.
Tips
-
Bewaar een kopie van de staatswet, als die er is in uw land, van de toegang tot personeelsdossiers gepost of handig, in het gebied waar deze bestanden worden bewaard. Dit voorkomt conflicten tussen management en werknemer over wat wel en niet is toegestaan.
Waarschuwing
Elke medewerker moet hetzelfde worden behandeld als het gaat om het onderhoud en de toegang tot zijn personeelsdossiers. Elke afwijking in de praktijk kan het bedrijf aan een rechtszaak onderwerpen. Als u twijfels hebt over het onderhoud van de personeelsdossiers van uw medewerkers, dient u een advocaat te raadplegen.
