Zowel het geven als krijgen van negatieve feedback is moeilijk, maar dat betekent niet dat je moet voorkomen dat je werknemers vertelt over hun slechte prestaties om een onplezierige situatie te vermijden. Zo lastig als negatieve beoordelingen mogelijk zijn, zijn ze noodzakelijk, zowel voor het belang van het bedrijf als voor de professionele ontwikkeling van de medewerker. Versleep uw voeten wanneer u de waarheid vertelt en u zou kunnen eindigen met verwarde werknemers, een slecht presterende afdeling of zelfs een onrechtmatige ontslagprocedure wanneer een werknemer gebrek aan duidelijke managementfeedback noemt. Om ervoor te zorgen dat negatieve feedback resulteert in een positief resultaat, communiceer je met compassie en defusiveness snel.
Herzie uw eigen houding wanneer u merkt dat een werknemer defensief met u wordt. Kritiek moet situatie- en taakgericht zijn, niet persoonsgericht. Als je bijvoorbeeld boos bent op een medewerker over het te laat komen met zijn rapporten, moet je zeggen: "Ik raak gefrustreerd als je te laat komt," in plaats van een persoonlijke aanval uit te voeren zoals: "Je bent zo ongeorganiseerd. " Als je opmerking beschuldigend klonk, verontschuldig je en herformuleer het.
Gebruik "I" -taal voor de rest van de evaluatie, als u deze nog niet had gebruikt. Begin al uw kritiek met "I" om uw opmerkingen minder opruiend te maken. Vergelijk bijvoorbeeld de volgende beweringen: "Ik voel me uit de buurt als je niet met mij communiceert" en "Je communiceert niet. Je laat me altijd uit de hand lopen!"
Vraag de medewerker om je meer te vertellen over zijn perspectief. Als een werknemer zegt dat hij denkt dat je ongelijk hebt, wil je weten waarom, maar het lanceren van een spervuur van 'waarom'-vragen geeft een al-defensieve werknemer het gevoel dat hij terecht staat. Probeer in plaats daarvan "Kunt u mij meer vertellen over waarom u zich zo voelt?"
Geef concrete voorbeelden van waar je het over hebt. Kant de negatieve feedback af met positieve waarnemingen. Als de werknemer bijvoorbeeld een boze uitbarsting heeft over een lage initiatiefscore op zijn beoordelingsformulier, zeg je: "Ik heb vastgesteld dat je het kantoor vroeg verlaat en terwijl je je alle toegewezen taken goed hebt voltooid, heb ik je opgemerkt doe niet vrijwillig om meer werk te doen als je extra tijd hebt. Hoe denk je daarover?"
Erken de frustraties van de werknemer. Als hij bijvoorbeeld nog steeds erg defensief is nadat hij voorbeelden van zijn gedrag heeft gekregen, zegt hij: 'Ik begrijp dat u nogal overstuur bent over wat ik u hier vertel.'
Beëindig het gesprek met positieve, vooruitstrevende opmerkingen gericht op verbetering. Nadat je de gevoelens van de medewerker hebt herkend, zeg je: "Ik vertel je deze dingen omdat ik denk dat je veel potentieel hebt om te verbeteren, en ik wil mijn verwachtingen duidelijk maken. Laat het me in de toekomst weten als je denkt dat je het misschien mist een deadline, zodat ik middelen en suggesties kan aanbieden."
Tips
-
Voorkom defensiviteit voordat het gebeurt. Als het gaat om officiële prestatiebeoordelingen, zorg er dan voor dat uw medewerkers weten wat er wordt verwacht door aan het begin van het jaar kopieën van beoordelingsformulieren te bezorgen. Overweeg om twee prestatiebeoordelingen te houden: een voorlopige beoordeling waarmee mensen kunnen verbeteren en een tweede, laatste beoordeling die is gekoppeld aan verhogingen en promoties. Mensen hebben de neiging om veel meer defensief te worden wanneer feedback is gekoppeld aan hun salaris en ze krijgen geen kansen om te verbeteren voordat het management serieuze beslissingen neemt.
Sommige werknemers zijn het volledig eens met negatieve feedback om snel te proberen te ontsnappen aan het kantoor van de manager: "Daar heb je helemaal gelijk in, je hoeft niets meer te zeggen, ik doe het beter vanaf nu." Dit gedrag is een tweede vorm van defensiviteit en is net zo schadelijk, omdat je niet zeker weet of de persoon begrijpt hoe het moet worden verbeterd. Als u te maken hebt met een medewerker die probeert te vluchten, zegt u: "Ik ben blij dat we het probleem vanuit hetzelfde perspectief bekijken. Ik zou graag wat tijd nemen om u meer gedetailleerde feedback en suggesties te geven over hoe u kunt verbeteren."
