Trainingen volgen in Microsoft Office

Training is het hart van elke bedrijfsoperatie. Of het nu gaat om het onderwijzen van klanten, het geven van service of het gebruik van geavanceerde technologie, bedrijven die zich inzetten voor training genieten van efficiënter en productiever personeel en leveren betere klantenservice dan zij die dat niet doen. Sommige bedrijfscategorieën hebben wettelijk verplichte trainingsvereisten. De Microsoft Office Suite heeft twee opties voor het volgen van de training van medewerkers: Microsoft Excel of Microsoft Access. Het Excel-systeem kan door iedereen met basispreadsheet-ervaring worden geïmplementeerd. Toegang biedt echter meer geavanceerde methoden voor rapportage en tracking.

uitmunten

Maak een lijst van de titels van de trainingssessies die naar verwachting zullen worden voltooid. Voer in een nieuw werkblad de volgende kolomkoppen in: "Voornaam", "Achternaam" en het onderwerp of de sessie naam in elke volgende kolom, gebruik zoveel als nodig. Er kan ook een kolom voor een werknemersnummer of andere identificator worden toegevoegd. Selecteer de opdracht "Titels afdrukken" in de groep "Pagina-instelling" op het tabblad "Pagina-indeling" van het lint en maak de rij "Titel". Voer "$ 1: $ 1" in het veld "Titelrij" in.

Voer de namen van alle werknemers en eventuele identificatienummers in de juiste kolommen in.

Selecteer cel "A1" en sleep, terwijl u de linkermuisknop ingedrukt houdt, om alle rijen en alle kolommen te selecteren waarin gegevens moeten worden ingevoerd. Selecteer de opdracht "Formaat als een tabel" in de groep "Stijlen" op het tabblad "Start". Controleer het veld 'Gegevensbereik' en vink het selectievakje 'Mijn tabel heeft kopteksten' aan.

Selecteer alle rijen en kolommen waarin de trainingsdatums zullen worden ingevoerd. Selecteer op het tabblad "Start" de gewenste datumindeling in de vervolgkeuzelijst "Algemeen" in de groep "Nummer". Sla de spreadsheet op.

Voer de juiste datum in de juiste kolom en rij in wanneer een medewerker de vereiste training voltooit. Met behulp van de indeling "Tabel" kunt u met één klik sorteren op kolom bij het voorbereiden van rapporten. Sla de spreadsheet na elke nieuwe gegevensinvoer op.

Toegang

Maak een nieuwe Access-database. Hernoem "Tabel 1" als "Medewerker trainingsverslag" of een gewenste alternatieve naam. Open de "Table Design View" uit de groep "View" op het tabblad "Home". Het eerste veld, "ID", is standaard ingesteld als de primaire sleutel. Toegang zal dit veld automatisch nummeren of door het "Veldeigenschappen" -paneel te gebruiken, kunt u een masker of andere opmaak maken om aan uw zakelijke behoeften te voldoen, zoals het toevoegen van de ID-nummers van de werknemer.

Voer deze veldnamen en eventuele andere velden in om de gewenste gegevens vast te leggen, zoals 'Voornaam', 'Achternaam', 'Onderwerp training' of 'Datum voltooid'. Andere velden die u wilt opnemen, zijn 'Cijfers', 'Prestaties' en 'Opmerkingen of opmerkingen'. Stel het juiste gegevenstype en de opmaakkenmerken in. Vergeet niet om "Datum / tijd" te selecteren voor het veldgegevenstype "Datum".

Bewaar de tafel. Schakel over naar "Tabelweergave" in de groep "Weergave" op het tabblad "Start".

Selecteer "Formulierwizard" in de groep "Formulieren" op het tabblad "Maken" om het ontwerpdialoogvenster te openen. Selecteer elk gewenst "Beschikbaar veld" in de linkerkolom en ga naar de kolom "Geselecteerd veld" door op de knop ">" voor afzonderlijke velden te drukken of op ">>" om alle velden tegelijk te verplaatsen. Klik op de knop "Volgende".

Kies de gewenste lay-out voor het formulier in het dialoogvenster "Lay-out". Klik op de knop "Volgende". Noem het "Formulier" in het volgende dialoogvenster of behoud de standaardovereenkomst met de tabelnaam. Bepaal of u de door de Wizard ontworpen vorm wilt accepteren of het ontwerp wilt wijzigen. Als u het formulier wijzigt, klikt u op de knop "Volgende". Als u het standaardontwerp gebruikt, klikt u op de knop "Finish". Bewaar het formulier.

Vul de gegevens in voor elke medewerker en trainingssessie wanneer de informatie beschikbaar is. Gebruik de weergave "Formulier" voor gegevensinvoer en de weergave "Tabel" voor het filteren van gegevens en het maken van rapporten. Records worden automatisch opgeslagen wanneer de gegevens worden ingevoerd.

Tips

Excel maakt eenvoudige zoekopdrachten en rapporten mogelijk die uitsluitend op sortering zijn gebaseerd. Met Access is geavanceerde archivering en rapportage mogelijk, waardoor meerdere filters rapporten kunnen maken per medewerker, trainingssessie of andere veld- of gegevensselectie. Toegangsneveldnamen mogen geen spaties hebben; maak een bijschrift met duidelijke taal naar hoofdrapportkolommen. Een veld "TrainingSessionName" kan bijvoorbeeld de ondertitel "Trainingssessie" voor rapporten bevatten.