Jaarlijkse financiële audits zijn vereist voor alle beursgenoteerde bedrijven. Veel particuliere bedrijven, met name bedrijven die financiering van beleggers ontvangen, moeten ook jaarlijks een audit ondergaan. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van een bedrijf, kunnen financiële audits over meerdere maanden plaatsvinden en een aanzienlijke hoeveelheid geld kosten. Een audit tender proces begint met een verzoek om een bod. Auditkantoren bieden aanbiedingen voor controleaanbiedingen, ingediend volgens de instructies in de aanbestedingsbrief van de auditdiensten of op verzoek.
Het aanbestedingsdocument
Het wervingsbedrijf stuurt een aanbestedingsbrief voor auditdiensten naar bedrijven die offertes aanvragen. De voorwaarden in het document zijn onder meer de limiet van slechts één inschrijving per inschrijver, de tijdlijn van het evaluatie- en goedkeuringsproces, subsidiabiliteits- en selectiecriteria. De brief bespreekt ook bezoeken ter plaatse en gerelateerde aanbestedingskosten.
Tenders voorbereiden
Een accountantskantoor bereidt een aanbestedingsdocument voor dat aan bepaalde voorwaarden moet voldoen en dat bepaalde componenten moet bevatten zoals gevraagd door het potentiële inlenende bedrijf. Elk proces kan zijn eigen vereisten hebben, maar over het algemeen moeten inschrijvers een ontwerpcontract opnemen. Dit contract moet algemene voorwaarden bevatten en speciale voorwaarden behandelen. Het moet een toelichting op de voorgestelde voorwaarden bevatten en een model van de financiële offerte voor de werkzaamheden van het controleproject bevatten.
kwalificaties
De offerte van het auditkantoor moet de arbeidsvoorwaarden, de ervaring van de teamleden en een beschrijving van belangrijk personeel omvatten - meestal experts die deel zullen uitmaken van het auditteam. Het auditkantoor moet een beschrijving van de organisatie en de controlemethode verstrekken. Dit omvat de beweegreden, de strategie, het tijdschema van de audit en bewijs van relevante ervaring. Het wervingsbedrijf kan een minimumaantal eerder voltooide audits vereisen dat qua omvang of aard overeenkomt met zijn eigen behoeften.
Het indienen van offertes
Accountantskantoren moeten zich houden aan een formele procedure voor het indienen van offertes. De offerte moet worden verzegeld en geleverd volgens de specificaties van de potentiële klant. Een indieningstijd en een datum worden vermeld in de uitnodigingsbrief. Inschrijvers kunnen varianten van hun voorstellen indienen, maar ze moeten ze afzonderlijk verpakken en verzegelen, en ze duidelijk als varianten markeren. Offertes ontvangen na de aangegeven deadline worden meestal niet in aanmerking genomen. Indien een inschrijver zijn offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet hij een schriftelijke toelichting verstrekken, op dezelfde manier afgeleverd als de originele offerte.
Aanbiedingen beoordelen
Wanneer het wervingsbedrijf offertes ontvangt, blijft het evaluatieproces gewoonlijk vertrouwelijk totdat de controlewerkzaamheden worden toegekend. Als het verzoekende bedrijf een openbare entiteit is, kunnen de offertes worden geopend tijdens een openbare vergadering, wat resulteert in een geposte samenvatting van de aanbestedingsdetails. Dit kan de namen, prijzen, voorstelvarianten van de inschrijvers en alle andere informatie die als relevant wordt beschouwd, omvatten. Terwijl het wervingsbedrijf de offertes evalueert, kan het inschrijvers vragen om op bepaalde punten of punten toelichting te geven. De offertes zullen worden beoordeeld op criteria zoals naleving van administratieve, subsidiabiliteits- en technische vereisten. Inschrijvers die aan de technische vereisten voldoen, kunnen worden gevraagd om aanvullende technische documentatie of monsters in te dienen. Ten slotte zullen de inschrijvingen worden onderworpen aan een financiële evaluatie waarbij het wervingsbedrijf de beste financiële offerte evalueert.
Gunning van het contract
Na selectie van een gekwalificeerde inschrijving, zal de prijs schriftelijk worden vermeld en aan de winnende onderneming worden bezorgd. Mislukte biedbedrijven worden ook op de hoogte gebracht, meestal met details over de winnende bieder, zoals de voorgestelde prijs en naam van het bedrijf. De kennisgeving zal ook aangeven waarom de afgewezen bieder werd afgewezen en noteer de deadline voor het indienen van een beroep.
