Op een bepaald punt in je carrière zul je waarschijnlijk een zakelijk rapport moeten schrijven. Een bedrijfsrapport behandelt meestal een bepaald project of onderdeel van het bedrijf, presenteert uw bevindingen en doet aanbevelingen aan de beoogde lezer.
Het plannen en schrijven van een goed bedrijfsrapport dat zijn beoogde doelgroep bereikt en zijn lezers motiveert, vereist planning, onderzoek en toewijding aan het succes van het rapport. Hoewel de schrijfstijl van het specifieke bedrijfsverslag dat u gebruikt, uw persoonlijke schrijfstijl en persoonlijkheid moet weerspiegelen, evenals de persoonlijkheid van het bedrijf, zijn er nuttige tips voor het schrijven van rapporten die iedereen kan gebruiken.
Verduidelijking Doel van het rapport
Weinig tips voor het schrijven van rapporten zijn net zo belangrijk als het definiëren en verduidelijken van het doel van het rapport. Doe dit zo vroeg mogelijk in het rapport, zodat u geen tijd en energie verspilt aan onnodige problemen. Verzamel alle informatie die nodig is om een betrouwbaar rapport te maken. Soms kan dit betekenen praten met de betrokken personen, of het kan net zo betrokken zijn als het uitvoeren van een onderzoeksproject.
Voorbeeld:
Dit rapport gaat in op de marketingtechnieken die we de afgelopen vijf jaar hebben gebruikt om nieuwe klanten te werven. Op basis van een analyse van de technieken, het uitgegeven geld en het aantal nieuwe klanten dat we van elk hebben aangeschaft, wil ik in de toekomst drie specifieke soorten marketing aanbevelen.
Organiseer alle relevante informatie
Zorg ervoor dat u uw informatie beperkt tot het doel van het bedrijfsrapport. Laat het bereik van het rapport niet uitbreiden, omdat dit uw bedrijfsrapportindeling kan laten ontsporen. Als het doel van het rapport is om drie specifieke onderwerpen van marketingtechnieken aan te bevelen, blijf je dan richten op die drie technieken en relevante informatie.
Voorbeeld:
Zoals je zult zien op basis van mijn onderzoek, zijn dit de drie beste marketingtechnieken die ik aanbeveel. Ze zijn het meest kosteneffectief om het grootste aantal nieuwe klanten binnen te halen.
Ken de indeling van het bedrijfsrapport
U moet begrijpen voor wie u schrijft en bepalen en bepalen hoe deze doelgroep het best kan worden aangepakt. Definieer de toon, houding en nadruk die op uw lezers is gericht. Hoewel u altijd professioneel moet zijn in de schrijfstijl van uw bedrijfsrapport, kan het detailniveau dat u opgeeft variëren afhankelijk van wie het rapport leest.
Als u schrijft naar hooggeplaatste bedrijfsleiders, wilt u misschien meer definitieve getallen en onderzoek opnemen en gedetailleerder zijn in uw beschrijvingen. Als u schrijft aan het marketingteam dat verstand van marketing begrijpt, kunt u een bedrijfsrapportindeling gebruiken met een meer ontspannen toon en spreekt u met technieken die u in het verleden hebt gebruikt.
Motiveer je publiek
Stel het bedrijfsrapport samen met krachtige woorden die uw publiek motiveren. Maak effectieve, overzichtelijke zinnen, maar blijf trouw aan de schrijfstijl van uw persoonlijke bedrijfsrapport. Sommige van uw doelgroep scannen het rapport mogelijk alleen, dus kies een bedrijfsrapportindeling met punten met opsommingstekens, veel witruimte, goede koppen en ondertitels en korte paragrafen.
Voorbeeld:
Three Killer Marketing Technieken
We kunnen 35 procent meer klanten krijgen en geld besparen met behulp van de volgende drie killer-marketingtechnieken:
- Maandelijkse e-mailnieuwsbrieven met nuttige inhoud.
- Kwartaal in-store promoties.
- Adverteren in de lokale krant.
Proeflezen voordat u verzendt
Een van de meest essentiële tips voor het schrijven van rapporten is om te controleren, te bewerken en te herzien voordat u het rapport distribueert. Het hebben van een tweede paar ogen die het rapport lezen, is een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat uw boodschap duidelijk is. Houd uzelf voldoende tijd over om het rapport vóór de vervaldatum te bewerken en te herzien. Haast je niet deze stap. Wanneer u het rapport distribueert, zorgt u ervoor dat alle documenten en bijlagen zijn opgenomen en dat iedereen deze ontvangt.
