Zelfs als een team projectactiviteiten soepel uitvoert, bestaat er voor de projectmanager de behoefte om de voortgang van het project te volgen in termen van tijd, kosten, middelen en prestaties. U bereikt dit doel door de status van het project te vergelijken met het goedgekeurde werkplan en budget. U vergelijkt ook de werkelijke planningsparameters van het project met die welke in het projectplan zijn gedefinieerd. Vervolgens vergelijk je projectverbintenissen, zoals financiën en andere middelen, met die waarnaar wordt verwezen in het projectplan. Vervolgens controleert u de werkelijke voortgang van het project in de loop van de tijd ten opzichte van wat wordt verwacht en gedocumenteerd in het projectplan.
Controleer het projectbudget
Het budget van een project kan worden vermeld als middelen, zoals dollars, resource-weken, uren besteed of een andere maatregel. U vergelijkt uw daadwerkelijke gebruik van projectmiddelen met wat u in het projectplan verwachtte. Het volgen van het budget is essentieel, want voordat het project begint, zijn de projectmanager en de belanghebbenden het eens met de toewijding van specifieke middelen aan het project. Als de projectkosten de begroting beginnen te overschrijden, kan dit betekenen dat zonder een aanpassing van de projectomvang of -middelen dat niet alle projectvereisten worden bereikt.
Volg de projectscope
Een projectomvang bestaat uit projectvereisten, ook wel doelen genoemd. Het monitoren van de projectomvang is van cruciaal belang omdat het van invloed is op alle andere aspecten van het project, inclusief projectkosten, planning en middelen. Als u bijvoorbeeld te veel resources aan het project hebt toegewezen, zijn uw kosten te hoog. Door de scope van het project te bewaken, wordt de scope-creep gestopt, wat de toevoeging is van nieuwe vereisten nadat het projectplan is goedgekeurd. Scope creep betekent dat budget, tijd en middelen die aan het project worden toegewezen ontoereikend zijn.
Bekijk het projectschema
Een projectmanager vergelijkt de werkstatus van een project gerapporteerd in de projectplanning met het geplande schema om ervoor te zorgen dat het project vordert zoals verwacht. Het projectschema kan worden weergegeven als een structuur voor werkafbraak die zowel de activiteiten identificeert die worden uitgevoerd op basis van dagelijkse rapporten, mijlpaalherkenning en materialen en andere feedback, als de middelen die nodig zijn voor elke projectfase van de levenscyclus van een project. Met behulp van de planning is het ook mogelijk om te bepalen aan welke mijlpalen is voldaan en welke activiteiten mogelijk extra middelen vereisen als ze op tijd en volgens het budget moeten worden voltooid.
Toezicht houden op de projectbronnen
De middelen van een project omvatten mensen, werkfaciliteiten, apparatuur, software en andere projecthulpmiddelen. De toewijding van middelen aan een project wordt niet alleen weerspiegeld in dollars en centen, maar ook in opportuniteitskosten in termen van de verminderde beschikbaarheid van middelen voor een ander project. Het is belangrijk om de voortgang van het project gedeeltelijk te volgen, bijvoorbeeld door de beschikbaarheid van specifieke bronnen, omdat het gebrek aan beschikbare bronnen van invloed is op het projectschema, de reikwijdte en de kwaliteit van het eindproduct van het project.
