Een boekhoudinformatiesysteem neemt alle gegevens en cijfers uit de financiële administratie van een organisatie en rangschikt ze in een ordelijke structuur. Het boekhoudinformatiesysteem heeft drie basisfuncties: gegevens verzamelen en verwerken, informatie verstrekken aan besluitvormers binnen de organisatie en ervoor zorgen dat boekhoudkundig personeel informatie nauwkeurig vastlegt en de gegevens beschermt.
Verzameling en verwerking
In de verzamelfase van een boekhoudinformatiesysteem verzamelen of registreren accountants of boekhouders gegevens uit contante verkopen, vorderingen, contante aankopen, schulden en loonadministratie, naast andere transacties. In geautomatiseerde systemen verwerkt het softwareprogramma alle afschrijvingen en tegoeden in een complete database voor informatiebeheer.
Rapporten voor Management
Accounthouders distribueren rapporten naar beslissers binnen de organisatie, zoals verkoop- en marketingmanagers, productiebeheerders, financieel managers en alle afdelingshoofden. Het management gebruikt de informatie die wordt gegenereerd door het boekhoudinformatiesysteem om de huidige bedrijfsvoering en financiële toestand van de organisatie te analyseren en plannen te maken en doelen voor de toekomst vast te stellen. Een balans die met het systeem is gemaakt, kan bijvoorbeeld het management, eigenaren, crediteuren en investeerders laten zien waar de organisatie financieel op een bepaald moment in de tijd staat.
Nauwkeurigheid en beveiliging
Beperking van het aantal mensen dat toegang tot het systeem heeft, volbrengt het best de derde functie van een boekhoudinformatiesysteem - om ervoor te zorgen dat het bedrijf de juiste gegevens veilig bewaart. De leiders van de organisatie moeten beslissen wie dat zal zijn. Getrainde klerken, boekhouders of accountants hebben bijvoorbeeld toegang nodig om gegevens in het systeem te verifiëren en in te voeren en rapporten te genereren. Andere medewerkers van de organisatie, zowel interne als externe, hebben over het algemeen geen behoefte om de gegevens te manipuleren.
Soorten systemen en wat is inbegrepen
Bedrijven automatiseren doorgaans een boekhoudinformatiesysteem in alle, behalve de kleinste organisaties. Computergebruikers voeren gegevens in in softwareprogramma's die de berekeningen voltooien en classificeren en registreren de gegevens in de juiste categorieën. Het systeem kan vervolgens verschillende typen rapporten genereren, afhankelijk van het verzoek van de gebruiker. Het informatiesysteem omvat alle stappen in de boekhoudcyclus en papieren papieren documenten die aantonen dat de transacties, zoals werkorders, facturen en financiële overzichten deel uitmaken van het systeem. In kleinere bedrijven, zoals een moeder-en-pop-operatie waar weinig transacties plaatsvinden, kan het bedrijf het boekhoudinformatiesysteem handmatig onderhouden. Nogmaals, de boekhouder gebruikt de volledige boekhoudcyclus en maakt handmatige rapporten uit de resultaten.
