Een frontofficemanager, ook wel receptioniste of klerk genoemd, vervult een groot aantal functies. Deze klantgerichte positie, die doorgaans wordt aangetroffen in de horeca, dient zowel om contact te leggen met klanten als om zakelijke taken aan het hoofdkantoor uit te voeren. Hoewel verantwoordelijkheden en compensatie aanzienlijk variëren van organisatie tot organisatie en zelfs binnen bedrijven, delen veel frontoffice-managers een aantal basisfuncties.
Klant interface
Frontofficemanagers communiceren vaak met klanten, begroeten hen vaak terwijl ze het bedrijf binnenkomen, beantwoorden vragen en genereren verkoop. Volgens een algemene functiebeschrijving op de website Career Builder kunnen frontoffmanagers betalingen van klanten ontvangen en verwerken en zo nodig bonnen overleggen. In sommige gevallen werken frontofficemanagers volgens Career Builder ook met lastige klanten of gasten en nemen ze geschikt beveiligingspersoneel in om problemen met de beveiliging van de klant aan te pakken. Afhankelijk van de organisatie kan een frontofficemanager contact maken met alle gasten of alleen met personen die als gevoelig of belangrijk worden beschouwd.
Kantoor management
Frontofficemanagers zorgen ervoor dat de front office van het bedrijf op een efficiënte manier blijft functioneren. Het managen van het kantoor kan een analyse van de uitgaven met zich meebrengen om de kosten te minimaliseren, volgens een functiebeschrijving op de hotelwebsite Hotel Mule, en sommige managers beoordelen de dagelijkse logboeken om het bewustzijn van bedrijfsactiviteiten te behouden. Front office-managers moeten bekend zijn met typische kantoortoepassingen zoals spreadsheets en tekstverwerkers. Volgens de werkgelegenheidswebsite The Job Fool kunnen werknemers in deze functie ook bedrijfspritieke systemen gebruiken om de bedrijfsactiviteiten te onderhouden.
Beheer de klantervaring
Medewerkers in een front office managerpositie hebben een aanzienlijke verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat klanten en gasten een voorbeeldige service krijgen. Naast de eenvoudige interactie met klanten en het aanpakken van beveiligingsproblemen fungeren frontoffice-managers ook als één aanspreekpunt voor klachten van klanten en geëscaleerde problemen. Front office managers kunnen promotionele tarieven goedkeuren in reactie op klantonderhandelingen, volgens een functiebeschrijving op Hotel Mule, en sommige frontoffice-managers hebben de bevoegdheid om kortingen, servicekredieten of gratis service te verlenen aan ontevreden gasten. Front office managers kunnen ook samenwerken met andere groepen binnen het bedrijf, zoals de schoonmaak en het onderhoud, om ervoor te zorgen dat gasten bij aankomst een schone, volledig operationele woning zien.
Personeel toezicht
Afhankelijk van de organisatie kunnen frontofficemanagers verantwoordelijk zijn voor het toezicht op leden van het personeel van het hotel. Toezichtstaken, volgens The Job Fool, kunnen het plannen van personeel omvatten om te voldoen aan de vraag van klanten, het plannen en toewijzen van werk en het ontwikkelen van communicatie met medewerkers. Frontofficemanagers kunnen periodieke personeelsvergaderingen plannen en uitvoeren en zelfs samenwerken met hoofden van andere afdelingen om de voltooiing van organisatorische taken te verzekeren. In sommige gevallen ontwikkelen en leveren medewerkers in deze functie trainingen om medewerkers op de hoogte te houden van veranderende bedrijfspraktijken.
