Met vele subsecties van de boekhouding zijn er harde en snelle regels en voorschriften in termen van organisatie en wat wel en niet is toegestaan. Dit is niet het geval met boekhoudinformatiesystemen. Er zijn gewoon te veel meningen over wat een AIS is en wat het niet is. Wat de AIS onderscheidt van andere informatiesystemen zijn de wettelijke en professionele verplichtingen die worden opgelegd aan het management en de accountants van een bedrijf.
Stroom van informatie
Een van de kenmerken van een AIS is de informatiestroom. Het wordt hier geïllustreerd door het gebruik van een piramide met management in het bovenste, middelste management net onder dat, operationeel beheer daaronder, en operationeel personeel dat de basis vormt van de informatiestroom. Informatie over de prestaties van het bedrijf drijft omhoog naar alle niveaus van het management via het personeel. Het topmanagement is verantwoordelijk voor de aandeelhouders of eigenaren van het bedrijf voor de informatie die zij ontvangen. Bijdragen aan deze informatie over de prestaties van het bedrijf zijn de klanten en leveranciers waarmee het operationele personeel dagelijks contact heeft. Met behulp van deze informatie filtert het topmanagement informatie over het budget van het bedrijf en instructies over hoe de dagelijkse interacties met de klanten en leveranciers kunnen worden gewijzigd of verbeterd. Informatie van leveranciers en klanten wordt externe informatiestromen genoemd. Die van personeel tot management en management tot personeel staan bekend als interne informatiestromen.
Transacties verwerken
Een ander kenmerk van de AIS is het verwerken van transacties. Een AIS verwerkt twee verschillende soorten transacties. De financiële transactie, die een transactie van monetaire aard is die van invloed is op de activa of aandelen van een bedrijfsorganisatie. De niet-financiële transactie is een beslissing die, hoewel deze niet monetair wordt gemeten, de algemene boekhoudkundige status van het bedrijf kan beïnvloeden. Als het bedrijf bijvoorbeeld besluit om van leverancier te veranderen vanwege een aanzienlijke prijsstijging bij een huidige leverancier, is het directe effect niet van financiële aard totdat de eerste bestelling is geplaatst.
Alle transacties worden ingevoerd in het boekhoudinformatiesysteem om de besluitvorming van het topmanagement te beïnvloeden. Als het topmanagement op de hoogte is van een komende stijging van de kosten, belastingen of een mogelijk verlies van klanten, kunnen beslissingen worden genomen om de negatieve gevolgen van toekomstige gebeurtenissen tegen te gaan.
AIS-model
Een typisch model van een AIS illustreert deze functies en omvat drie verschillende stappen in het verwerken van informatie. Ten eerste is de gegevensverzameling. Het wordt als de belangrijkste van alle drie de stappen beschouwd, alsof fouten onopgemerkt blijven en het systeem onbetrouwbare resultaten kan creëren. De twee belangrijkste vereisten van het proces voor het verzamelen van gegevens zijn dat de gebruikte gegevens zowel relevant als efficiënt zijn. Het is in de fase van het verzamelen van gegevens dat de relevantie van de gegevens moet worden gewogen om alle irrelevante feiten uit het systeem weg te filteren. Efficiëntie houdt in dat u dezelfde set gegevens slechts één keer verzamelt. Als u dit niet doet, leidt dit tot overbodige gegevens. De tweede stap ligt in de gegevensverwerking of de poging om de gegevens zodanig te organiseren dat het management beslissingen kan nemen met betrekking tot de financiële beslissingen van het bedrijf. Een voorbeeld is het gebruik van verkoopgegevens om toekomstige verkoopverwachtingen te voorspellen. Op basis van die verwachtingen kunnen beslissingen worden genomen over personeelsbehoeften. De derde stap is het daadwerkelijk genereren van informatie die tot besluitvorming leidt. Of de beslissing nu is gebaseerd op financiële of niet-financiële transacties, de beslissing kan van invloed zijn op de dagelijkse bedrijfsvoering en mogelijk ook op de financiële vooruitzichten van de onderneming.
