Als u het geluk heeft om meerdere leveranciers te laten strijden voor uw bedrijf, u uit te nodigen voor dure lunches en hun dankbaarheid te tonen met geschenken, pas dan op. Ogenschijnlijk vriendelijke gebaren zoals deze kunnen de lijn van ethiek in aanbestedingen overschrijden door uw aankoopbeslissingen te beïnvloeden. Zelfs als je niet beïnvloed bent, kan alleen de schijn van ongepastheid je eigen en de reputatie van het bedrijf schaden.
Ethische kwesties in de inkoop
Het Institute for Supply Management heeft drie principes voor inkoopmanagers en -medewerkers overgenomen die ze in hun werk moeten onthouden:
- Handhaaf integriteit in uw beslissingen en acties.
- Altijd streven naar de beste waarde voor uw werkgever.
- Blijf loyaal aan uw beroep.
Op basis van deze principes heeft ISM normen opgesteld voor de inkoop van professionals die moeten volgen om ervoor te zorgen dat ze hoge ethische normen hanteren bij aanbestedingen. Deze standaarden zijn onder meer goed handelen met leveranciers en niet toestaan dat uw beslissingen worden beïnvloed door leveranciers. Een andere standaard is afzien van het aangaan van overeenkomsten die een wederkerige regeling garanderen of een overeenkomst die in strijd zou kunnen zijn met de belangen van uw werkgever.
Voorbeelden van onethisch gedrag
Natuurlijk wilt u goede relaties met uw leveranciers en potentiële leveranciers bevorderen. Zelfs schijnbaar onschuldige acties kunnen echter dienen als voorbeelden van onethisch gedrag bij aanbestedingen.
Voorbeeld: Iedereen moet eten, dus wat is het nadeel van lunchen met een potentiële leverancier om details te bespreken?
Ten eerste zou je te vriendelijk kunnen worden, tot het punt dat je zaken met deze leverancier wilt doen, zelfs als zijn prijzen en voorwaarden niet de meest gunstige zijn. Hij is zo aardig dat je geneigd bent om hem aan zijn woord te houden wanneer hij leveringsvoorwaarden beschrijft die te mooi lijken om waar te zijn. Ten tweede, tenzij je luncht met elke leverancier die je benadert, toon je vriendjespolitiek.
Voorbeeld: Een potentiële leverancier biedt u bodemprijzen op de voorraad die uw bedrijf regelmatig gebruikt. In ruil daarvoor gaat u ermee akkoord om hen vooraf op de hoogte te stellen wanneer andere benodigdheden voor biedingen beschikbaar zijn.
Het lijkt misschien alsof deze situatie onschuldig is, omdat je nog steeds andere verkopers de kans geeft om te bieden en je van plan bent om alle aanbiedingen eerlijk te overwegen. Maar door een voorafgaande kennisgeving van een leverancier te geven, geeft u hen het oneerlijke voordeel dat u meer tijd heeft om hun bod voor te bereiden en hun bod vóór andere verkopers te doen. Misschien zal het veranderen wat hun bod zou zijn geweest als het minder tijd had gekregen; misschien zal het niet. Maar het is niet eerlijk om één leverancier een voordeel te geven van welke aard dan ook.
Voorbeeld: Een leverancier aan wie u onlangs een contract hebt toegekend, heeft een bedankgeschenk van uw favoriete cognac gestuurd, kaartjes voor een sportgame of een cadeaubon met een kleine denominatie. Omdat het een bedankje is, heeft het je beslissing niet beïnvloed, dus accepteer je het.
Er zijn tal van ethische kwesties met het accepteren van geschenken, zelfs geschenken met een kleine dollarwaarde. Toegegeven, dit heeft geen invloed gehad op uw beslissing als dit de eerste keer is dat u deze leverancier heeft gebruikt. Maar als u ervoor kiest om ze opnieuw te gebruiken, hoe weet u dan dat u niet wordt beïnvloed door hun attente geschenk? Het lijkt anderen in de branche dat u mogelijk bent beïnvloed. Hoe dan ook, je wordt bekend omdat je geschenken accepteert, waardoor je reputatie en die van je bedrijf worden aangetast omdat je hun inkoopagent bent.
Een vraag die je jezelf bij al je inkoopbeslissingen moet stellen, is: heeft deze actie voordelen voor mijn bedrijf? Geschenken zijn goed voor u, niet voor uw bedrijf. Zelfs als het geschenk voor het bedrijf was, doet het pijn in plaats van te helpen door het bedrijf een slechte reputatie te geven.
Hoge ethiek bij inkoop waarborgen
Als u een bedrijfseigenaar of inkoopmanager bent, zijn er stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf ethisch handhaaft bij inkoop.
- Beschrijf de ethische code van het bedrijf met specifieke informatie voor de inkoopafdeling.
- Train alle inkoopmedewerkers op deze ethiek en geef voorbeelden van ethische en onethische acties. Dit is een ideale plaats voor acties van leveranciers en inkopers.
- Laat werknemers weten dat het management inkoopcontracten zal beoordelen, en onaangekondigde audits zullen ook worden uitgevoerd. Zorg ervoor dat je beide doorloopt, zodat de positie van het bedrijf met betrekking tot de ethische kwesties bij de inkoop door iedereen wordt begrepen en gevolgd.
