Het beëindigen van een telefonische vergadering kan van cruciaal belang zijn voor de manier waarop dit van invloed is op de relatie en de toekomst van degenen die bij de oproep betrokken zijn. Als een verkoopgesprek bijvoorbeeld slecht afloopt en er geen sprake is van de volgende stappen in het verkoopproces, kunnen er misverstanden ontstaan die de verkoop kunnen belemmeren. Het is het beste om een exitstrategie voor de oproep te plannen, zodat de oproep soepel verloopt.
Plan voor de oproep. Met het juiste plan kunnen degenen die betrokken zijn bij de oproep erop vertrouwen dat alle onderwerpen worden behandeld en dat elk onderwerp op de agenda is behandeld. De oproep vroegtijdig beëindigen als niet alle informatie is gecommuniceerd kan rampzalig zijn.
Plan een exit-strategie voor verschillende scenario's. Om verschillende redenen kan de oproep vroegtijdig eindigen en als deze vroegtijdig eindigt, moeten de andere partijen weten hoe ze moeten reageren en welke stappen moeten worden ondernomen om ervoor te zorgen dat de oproep niet verloren gaat. Dit kan worden bereikt door enkele slotnotities voor te bereiden en bruikbare stappen te nemen.
Vat de oproep samen. Wanneer alle punten op de agenda zijn besproken en alle vragen zijn beantwoord. Vraag de mensen aan de telefoon als ze iets anders toe te voegen hebben, als ze de bulletpoints van de oproep niet samenvatten en zorg ervoor dat iedereen begrijpt wat er is gezegd. Ga één voor één en herhaal eventuele vervolgstappen met elk lid van de telefonische vergadering, zodat iedereen weet wie wat doet en iedereen zich goed bewust is van het plan in de toekomst. Sluit door iedereen te vertellen hoe de follow-up zal worden gecommuniceerd. Respecteer iedereen op de telefoon en zeg gedag en hang dan op. Stuur een vervolgbericht naar alle partijen die de oproep samenvatten.
