Net zoals er een bepaald protocol is om een vergadering te starten en uit te voeren, is er een bepaald protocol om een vergadering te beëindigen. Of het nu gaat om een trainingsbijeenkomst, een bestuursvergadering of een ander evenement, leer hoe u het op de juiste manier en effectief kunt beëindigen.
Zelfs als je de training of vergaderstappen hebt meegenomen in een getypte agenda die aan de deelnemers aan het begin van het evenement is uitgedeeld, laat de deelnemers dan mondeling weten dat de dialoog bijna gaat sluiten.
Overweeg het doel van het evenement en laat deelnemers weten wat je had gehoopt door de vergadering of training te bereiken.
Controleer alle informatie die met de deelnemers is verzameld als resultaat van de vergadering of training, zelfs met behulp van de notities van de recorder of secretaresse.
Geef de deelnemers aan de vergadering of training de kans om informatie toe te voegen of te corrigeren, eventuele vragen te beantwoorden en te vermelden hoe de informatie zal worden gebruikt. Op deze manier zullen werknemers of andere deelnemers zich veilig en comfortabel voelen wanneer de training of andere gebeurtenis plaatsvindt.
Als uw training of vergadering privégegevens bevat die niet buiten de ruimte mogen worden gedeeld, vermeld dan de vertrouwelijkheid van de informatie en vraag de werknemers of andere deelnemers om niet te praten over specifieke opmerkingen of vertrouwelijke informatie.
U kunt de deelnemers vragen om een beoordelingsformulier in te vullen of om een commentaarkaart in te vullen waarin de inhoud van de vergadering of training wordt vermeld. Sommige facilitators doen dit om hen te helpen hun sterke en zwakke punten te ontdekken en voor zelfverbetering.
Bedank de deelnemers voor hun inbreng, om geduldig met je te zijn en om de tijd te nemen om ervoor te zorgen dat ze de training of andere gebeurtenis hebben bijgewoond.
