Hoe een telefonische vergadering te plannen. In de zakelijke wereld zijn vergaderingen een essentieel onderdeel van communicatie. Een manier om vergaderingen te houden waarbij deelnemers zich in verschillende kantoren of zelfs in verschillende delen van de wereld bevinden, is door een telefonische vergadering in te plannen. Hoewel conferentiegesprekken een handige manier zijn om te communiceren, zijn er enkele stappen die u moet nemen om er een te plannen. Volg deze tips om een telefonische vergadering te plannen.
Bepaal een datum en tijd voor uw telefonische vergadering. Zorg ervoor dat alle deelnemers die in verschillende tijdzones verblijven rekening houden met de planning van de tijd.U wilt een conferentiegesprek niet plannen voor een tijd voordat of nadat uw collega's normaal gesproken op kantoor zijn.
Regel een conferentiegespreknummer van het conferentiecentrum van uw bedrijf of neem contact op met een online aanbieder die conferentiegesprekken mogelijk maakt. Dit houdt vaak verband met het instellen en account en het betalen van een kleine vergoeding, maar het is een handige optie als uw bedrijf geen conferencingservices biedt.
Een vergaderverzoek voorbereiden met vermelding van de datum, tijd en het voorgestelde onderwerp. Dit moet enkele weken van tevoren per e-mail naar de deelnemers aan het conferentiegesprek worden gestuurd, zodat ze voldoende tijd hebben om aan uw telefonische vergadering te voldoen. Zorg ervoor dat u specifieke kiesinstructies en eventuele pincodes opneemt die de deelnemers nodig hebben om toegang te krijgen tot de oproep.
Maak een agenda voor de telefonische vergadering. Uw agenda moet bevatten wat u wilt dat de telefonische vergadering bereikt, welke deliverables u na de oproep nodig zult hebben en welke deelnemers verantwoordelijk zijn voor de volgende stappen.
Stuur de agenda en eventuele aanvullende informatie die de deelnemers enkele dagen voorafgaand aan de oproep moeten nakijken. U kunt spreadsheets of rapporten opnemen die een achtergrond bieden voor het onderwerp dat u wilt gaan gebruiken.
Voer persoonlijk een follow-up uit met deelnemers waarvan u de dag vóór de conference call nog geen bevestiging hebt ontvangen. In dit geval is een telefoongesprek het beste, omdat de deelnemer mogelijk uw e-mail niet heeft ontvangen met het vergaderverzoek.
