Conferentiegesprekken zijn handig voor het regelen van een vergadering met een groep mensen op verschillende plaatsen die beslissingen moeten nemen. Het kan zijn dat een groep advocaten een strategie moet afspreken voor de zaak van hun cliënt, of dat een groep vrijgezellen proberen een huwelijksdouche te plannen. Een telefonische vergadering kan een groep mensen helpen beslissingen te nemen in enkele minuten, wat dagen in beslag kan nemen via e-mail en onmogelijk persoonlijk kan zijn.
Items die je nodig hebt
-
Telefoon
-
Software voor vergaderingplanning
Identificeer de mensen die u moet uitnodigen voor de telefonische vergadering. Geef vervolgens prioriteit aan het belang van de aanwezigheid van elke persoon. Als er drie of vier mensen deelnemen aan uw telefonische vergadering, is het niet belangrijk om prioriteit te geven aan de lijst met genodigden. Maar als u zes of meer mensen uitnodigt, is de kans groter dat er planningsconflicten zullen zijn. Zorg ervoor dat de belangrijke besluitvormers aanwezig kunnen zijn.
Neem contact op met belangrijke aanwezigen om planningsconflicten te identificeren. Zoek uit of en wanneer deze mensen voor een langere periode buiten de stad zullen zijn, in een vliegtuig en niet beschikbaar om in te bellen of anderszins niet in staat zijn om deel te nemen. Regel uw vergadertijd rond deze conflicten.
Stuur een uitnodiging naar alle aanwezigen. Gebruik e-mail, Evite of een ander uitnodigingssoftwareprogramma. Microsoft Outlook kan de vergadering plannen, uitnodigingen verzenden en genodigden toestaan om te accepteren of af te wijzen. U krijgt snel een algemeen beeld van wie er kan komen en wie niet. De genodigden kunnen suggesties hebben op tijdstippen die voor hen beter werken, en ze kunnen u ook agendapunten sturen in hun antwoorden op het vergaderverzoek. Herzie uw uitnodiging op basis van de feedback die u ontvangt.
Plan uw vergadering met behulp van een inbelservice. Er zijn verschillende bedrijven die zijn gespecialiseerd in het hosten van conference calls, zoals onder meer FreeConference en InstantConference. Als uw bedrijf vaak conference calls plant, moet u weten of uw bedrijf een contract heeft met een bepaalde inbelservice.
Stuur de definitieve uitnodiging naar alle aanwezigen. Stuur de uitnodiging zelfs naar de mensen die het oorspronkelijke vergaderverzoek hebben geweigerd, voor het geval ze later beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat u alle relevante informatie in de uitnodiging opneemt, inclusief de datum en het tijdstip van de oproep, de landcode en het telefoonnummer dat de deelnemers moeten gebruiken, evenals de benodigde deelnemerscodes. Neem ook uw contactnummer op zodat aanwezigen rechtstreeks contact met u kunnen opnemen als ze problemen hebben met inbellen.
Tips
-
Als u nog nooit eerder een conference-call-service hebt gebruikt, vraag dan naar de helderheid van de oproepen en het gebruiksgemak. Er zijn enkele gratis diensten en sommige die een vergoeding vragen. Vergelijk de prijzen van de op vergoedingen gebaseerde services en beslis welke het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.
