Een medewerkershandboek biedt waardevolle informatie aan nieuwe en gevestigde werknemers. Het geeft alle werknemers een referentiebron voor het beleid en de regels van het bedrijf. Hoewel het kan worden gegeven aan nieuwe werknemers als onderdeel van hun oriëntatie (inleiding tot de bedrijfs- en bedrijfsverwachtingen), kunnen er beleids- en procedureswijzigingen zijn die in het handboek moeten worden vermeld. Het bijwerken van werknemershandboeken is een belangrijke rol voor human resources of managers en supervisors. Aangezien het handboek een belangrijk hulpmiddel is, moeten processen worden ontwikkeld om te bepalen hoe wijzigingen moeten worden aangebracht.
Bepaal welke wijzigingen in het handboek moeten worden aangebracht en waarom. Neem contact op met de Society of Human Resources Management (SHRM) om te zien of er nieuwe federale of staatswetten zijn die van invloed zijn op werknemers. Misschien zijn er veranderingen in de gezondheids- of compensatievoordelen die het bedrijf biedt, of misschien zijn er belangrijke gebeurtenissen zoals fysieke bedreigingen of seksuele intimidatie geweest. Dit zijn dingen die moeten worden gewijzigd of toegevoegd aan het handboek.
Schrijf de handboeken in een gemakkelijk te begrijpen taal. Het kan bijvoorbeeld verstandig zijn om niet veel gecompliceerd juridisch jargon te gebruiken dat misschien verwarrend is in plaats van nuttig. Vermijd controversiële uitdrukkingen zoals "vaste werknemer" of woorden die een contractuele overeenkomst kunnen impliceren. Zorg er ook voor dat oude, niet-toepasbare regels worden verwijderd en dat nieuwe regels op de juiste manier worden geplaatst.
Zoek juridisch advies van de bedrijfsprocureur of een andere rechtspersoon met betrekking tot de wijzigingen. Het is belangrijk dat alle materialen die aan werknemers worden uitgedeeld, worden beoordeeld op mogelijke toekomstige rechtszaken. Alles wat in een handboek is opgenomen, kan als het geschreven woord van de werkgever worden beschouwd. Het kan goed zijn dat bedrijven de handboeken vooraf laten beoordelen voor verspreiding.
Plan de communicatie van de handboekwijzigingen. Medewerkers moeten weten dat nieuwe beleidsregels of procedures zijn ontwikkeld en zijn opgenomen in de herziene editie van het handboek. Sommige bedrijven houden persoonlijke gesprekken met werknemers om de veranderingen te bespreken en om werknemers de mogelijkheid te bieden vragen te stellen. Andere bedrijven kunnen memo's naar medewerkers sturen als het handboek online is. Het kan een goed idee zijn om werknemers een formulier te laten ondertekenen waarin zij erkennen dat zij het nieuwe handboek hebben ontvangen en dit in hun personeelsdossier plaatsen.
Tips
-
Bekijk het handboek jaarlijks.
Laat juridische entiteiten het handboek doornemen.
Waarschuwing
Schrijf geen nieuw beleid zonder ze onder werknemers te verspreiden.
