Niets is frustrerender dan niet in staat zijn om belangrijke records te vinden wanneer je ze nodig hebt. Paspoorten, vaccinatierecords en financiële documenten moeten allemaal in een huishouddossier worden bewaard. Onderschat nooit de voordelen van een effectief archiveringssysteem.
retrieval
Weet jij waar jouw autotitel is? Hoe zit het met de daad aan je huis? Het punt van een bestandssysteem is om de informatie te vinden en op te halen die je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt. Een effectief archiveringssysteem bespaart u tijd en minimaliseert de kans dat u belangrijke documenten en records verliest.
Wettelijke vereisten
Een ander voordeel van een archiveringssysteem is dat het u helpt te voldoen aan wettelijke vereisten die bepalen hoe lang u verschillende soorten documenten moet bewaren. De Association of Records Management Administrators beveelt aan dat u de statusadministratiecodes, overheidsstatuten en de Amerikaanse code controleert om de regels te vinden die relevant zijn voor het bewaren van gegevens in uw land.
Doorspoelen
Een voordeel voor het bijhouden van uw administratie is dat u met een bestandssysteem weet wanneer u oude records moet opschonen die u niet langer hoeft te bewaren. Financiële records en records die persoonlijke informatie bevatten, moeten worden versnipperd om te voorkomen dat ze in de verkeerde handen vallen.
