Een goed onderhouden archiefsysteem maakt het mogelijk belangrijke informatie snel te kunnen raadplegen en bespaart bedrijven geld door tijd te besparen. Bedrijven, scholen, overheidsinstellingen en zelfs gewone mensen gebruiken archiveringssystemen om hun zaken georganiseerd te houden. Kies uit vier verschillende soorten archiefsystemen voor uw kantoor. Elk biedt zijn eigen voor- en nadelen.
Alfabetisch archiefsysteem
In het alfabetische archiveringssysteem, rangschik records op naam - ofwel de naam van de persoon, het bedrijf of het onderwerp - in overeenstemming met de letters van het alfabet. Gebruik dit archiveringssysteem op twee verschillende manieren. Het actuele alfabetische archiveringssysteem, ook wel een woordenboeksysteem genoemd, archiveert individuele records in alfabetische volgorde. Deze archiveringssystemen werken goed bij het opslaan van een klein aantal records, minder dan 5.000 bestanden, volgens Ancom, een archiefsysteembedrijf.
Dit systeem blijkt problematisch te zijn wanneer u veel klanten of klanten hebt die dezelfde naam delen. Gebruik een geografisch systeem - ook wel een encyclopedie of geclassificeerd systeem genoemd - om grotere hoeveelheden records te organiseren. In dit systeem groep onderwerpen samen onder brede categorieën op basis van locatie zoals een stad, provincie of staat. De categorieën en de bestanden binnen elke categorie zijn alfabetisch gerangschikt.
Numeric Filing System
Wanneer u een numeriek systeem gebruikt, wijst u cijfers toe aan elk bestand en rangschikt u de nummers in de juiste volgorde. Bestanden voor mensen met dezelfde naam hebben geen dubbele koppen zoals bij het alfabetische systeem. Dit systeem biedt ook een betere vertrouwelijkheid van bestanden, aangezien er geen namen worden weergegeven in de bestanden en goed werken bij het verwerken van een groot aantal bestanden. In plaats van bestanden een nummer toe te kennen, gebruikt u het chronologische systeem dat de bestanden in volgorde rangschikt op datum.
Terminal Digit Filing System
Wanneer u terminalcodering gebruikt, wijst u bestandsnummers toe in de juiste volgorde, maar archiveert u ze volgens de laatste twee cijfers. Ancom geeft de voorbeelden van het vinden van een bestand met nummer 17234. Eerst ga je naar het 34 gedeelte van het bestandssysteem, zoek dan naar het 72 gedeelte van dat gedeelte en zoek uiteindelijk naar bestand 1. Dit systeem werkt goed bij het bewaren van meer dan 10.000 bestanden.
Alfanumeriek archiefsysteem
Gebruik zowel letters als cijfers om bestanden in het alfanumerieke archiveringssysteem te ordenen. Gebruik bijvoorbeeld twee letters om aan te geven in welke staat de client woont, gevolgd door een cijfer om zijn accountnummer aan te geven. Dit maakt eenvoudiger voorsorteren mogelijk wanneer een grote hoeveelheid bestanden van dezelfde locatie moet worden opgehaald.
