Bouwprojecten vereisen speciale archivering omdat de documentatie voor elk project onderdeel wordt van het openbare register. Bovendien moeten projectdossiers af en toe naar externe vergaderingen worden gebracht en moeten ze worden gehuisvest zodat ze niet incidenteel verloren gaan. Bouwbedrijven werken vaak met een bindersysteem, evenals een ladesysteem waarin blauwdrukken behouden blijven. Eén project kan een reeks binders vereisen die kunnen worden geëtiketteerd volgens hun doel, zoals 'accounting' of 'legal'.
Items die je nodig hebt
-
3-inch brede 3-ringsmappen
-
Stempel met drie gaten
-
Tabbladverdelers voor drieringbinders
-
Blueprint archiefkast
-
Nieten strips
Start het bestandssysteem zodra het eerste document voor het project is gegenereerd. Initiële documenten omvatten een prospectus of een beoordeling van de site. Open de map. Druk gelijktijdig op de twee metalen lipjes aan de tegenovergestelde uiteinden van het metalen apparaat in het midden van het bindmiddel. De ringen moeten met enige weerstand openklappen. Plaats de linker marge van het document in de buurt van de perforator, net zoals het eruit zou zien als u het zou lezen. Druk op de hendel met de hiel van je hand. Het document moet drie gelijkmatig verdeelde gaten hebben die in een rechte lijn langs de linkermarge zijn geponst.
Maak labels voor indextabverdelers. Tabbladverdelers van de index scheiden elk documentgenre. Labels met tablabels worden meestal geleverd met verpakte sets indextabbladen. Anders zijn de meeste Avery-labels voorzien van een overeenkomstige sjabloon die vooraf in Microsoft Word is geladen om eenvoudig etiketten te kunnen afdrukken. Open Word naar een leeg document. Klik op 'Extra' in de bovenste werkbalk. Klik op 'Brieven en verzendingen' en vervolgens op 'Enveloppen en labels'. Klik op het tabblad 'Labels'. Klik op het labelpictogram in de rechterbenedenhoek van het dialoogvenster. Selecteer een Avery-sjabloonnummer (onderaan of bovenaan het labelvel) in het vervolgkeuzemenu. Klik OK." Geef aan dat u een pagina met labels wilt afdrukken door de juiste radiale schijf te markeren. Klik op 'Nieuw document'.
Voer labelnamen in elk labelgedeelte op de sjabloon in. Een label moet worden genoemd om aan te geven welke documenten in elke sectie staan. Gemeenschappelijke constructie-etiketten omvatten "Site-acquisitie", "Planning", "Pre-kwalificatiebieding", "Bieden", "Constructie", "Inspectie", "Contracten", "Garantie", "Boekhouding" en "Juridisch". Plaats het etiketvel in de printer voordat u gaat afdrukken. Verwijder labels een voor een en bevestig deze aan het tabbladgedeelte van de indexverdeler. Verdelers zijn mogelijk al geperforeerd.
Plaats documenten in de map onder het relevante tabblad. Schattingen, enquêtes, grondtests, goedkeuringen van locaties, eminente domeindocumenten en borginformatie vallen bijvoorbeeld onder het tabblad "Site-acquisitie". Terwijl het bindmiddel vult, voegt u extra bindmiddelen toe en verplaatst u de secties naar behoefte. Boekhouden en legaal zullen hun eigen mappen nodig hebben naarmate het project vordert.
Bestandsblauwdrukken in een archiefkast met een platte lade. Alternatieve blauwdrukarchiveringssystemen omvatten een stapelbare archiefkast of een rolstandaard met scharnierhangers. De vlakke archiefkast is het meest efficiënt. Stapel meerdere blauwdrukken samen met het gebruik van nietjesstrips, die de integriteit van de blauwdruk van het nietje beschermen.
