Archiefsystemen zijn in de loop van de jaren geëvolueerd van het indienen van papierwerk in dozen tot geavanceerde softwareprogramma's die bestanden elektronisch uit het zicht bewaren. Hoewel u vandaag een variëteit kunt kiezen, delen alle archiveringssystemen één hoofddoel: effectief records management. Met verschillende bestandssystemen beschikbaar, is het belangrijk om de kenmerken van elk te overwegen om de meest geschikte te selecteren. De meest voorkomende archiveringssystemen zijn eenvoudig te implementeren en bieden een middel voor effectief bestandsbeheer.
Alfabetische archivering
Alfabetische archivering is het meest voorkomende archiveringssysteem voor minder dan 5000 records. Neerleggen op alfabetische volgorde is een systeem waarbij u bestanden rangschikt op namen van personen, bedrijven, instellingen, bureaus, onderwerpen, onderwerpen of geografische locaties volgens de volgorde van het woordenboek. Dit systeem is effectief voor naambestanden van klanten of klanten. Gebruik een relatieve index als u onderwerpen invult. De index is een lijst in alfabetische volgorde van de onderwerpnamen die zijn gekozen om elk onderwerp te vertegenwoordigen. Raadpleeg de relatieve index om uit te zoeken naar welke onderwerpnaam het record moet worden opgeslagen.
Numerieke archivering
Bij het instellen van een numeriek archiveringssysteem, rangschikt u bestanden in een sequentiële volgorde met behulp van de nummers rechtstreeks uit de record of een toegewezen nummer. De meeste systemen gebruiken een index om de bestanden op te halen. Een numeriek archiveringssysteem verhoogt de productiviteit als gevolg van de hogere snelheid van archiveren en het lokaliseren van een bestand.Het biedt ook een nauwkeurige identificatie en zorgt voor meer vertrouwelijkheid. Het is in staat tot oneindige uitbreidingen en je kunt het gebruiken voor meer dan 5000 records, in tegenstelling tot alfabetische archiveringssystemen.
Alfumnumeriek Indienen
Alfanumerieke archivering gebruikt een combinatie van namen en nummers. U gebruikt dit type bestandssysteem meestal met namen en nummers van personen. Rangschik bestanden op basis van alfabetische onderverdelingen of onderwerprubriek en vervolgens op nummercategorie. Het is noodzakelijk om een relatieve index te gebruiken voor alfanumerieke bestanden. De index geeft de nummercodes weer die aan elke alfabetische indeling zijn toegewezen.
Papierloze archiefsystemen
Papierloze archiefsystemen worden gebruikelijk voor veel bedrijven en huizen. Het lost de behoefte aan fysieke opslagruimte en het probleem van verloren of zoekgeraakte informatie op. Een papierloos archiveringssysteem maakt gedeelde toegang over meerdere afdelingen mogelijk. Hoewel gedeelde toegang on-demand toegang tot records biedt, kunt u gebruikersrechten instellen om bestanden te bekijken, bewerken, maken of verwijderen om de toegang te beheren. Typen papierloze archiveringssystemen omvatten eenvoudige softwareprogramma's, documentservers en documentbeheersystemen.
