Interne controles zijn beleid en procedures die bedrijven gebruiken om fouten en fraude te voorkomen, waaronder diefstal, verduistering, favoritisme of wiskundige fouten in financiële documenten. U hoeft geen gecertificeerde openbare accountant te zijn of een financiële graad te hebben om nuttige interne controles in uw bedrijf in te stellen of beleid vast te stellen dat uw werknemers kunnen volgen.
Controleer mede-ondertekenaars en geautoriseerde ondertekenaars
Een van de meest voorkomende interne controles voor kleine bedrijven is de eis dat cheques mede worden ondertekend. Dit helpt voorkomen dat één persoon een cheque voor zichzelf schrijft of een ongepaste betaling goedkeurt. Als uw bedrijf elke maand veel cheques uitschrijft, kunt u een beleid instellen waarvoor slechts twee handtekeningen nodig zijn bij cheques die meer bedragen dan een bepaald bedrag in dollars, zoals $ 500. Zorg ervoor dat u een handtekeningkaart bij uw bank hebt met de handtekeningen van geautoriseerde ondertekenaars. Hiermee kan de bank handtekeningen controleren voordat ze een cheque betalen.
Bankafstemmingen
Veel bedrijven registreren al hun betalingen en ontvangsten in een grootboek, wat een record is van de financiële transacties van het bedrijf. De posten in een grootboek zijn gebaseerd op cheques geschreven, contant betaald en contant, elektronische stortingen of creditcardbetalingen ontvangen. Om wiskundige fouten en frauduleuze boekingen te herkennen, voert u elke maand een bankafstemming uit door uw bankafschrift te vergelijken met uw grootboek. Uw bankafschrift bevat alle stortingen die u elektronisch hebt gedaan of ontvangen en toont alle betalingen die u heeft gedaan. Het bevat ook alle bankkosten die u hebt betaald, zodat u die kunt opnemen in uw grootboek.
Procurement Procedures
Als u er zeker van wilt zijn dat u de meeste waarde krijgt bij het doen van aankopen, maakt u een interne controle die het beleid bepaalt voor het doen van aankopen. Dit kan alleen het gebruik van goedgekeurde leveranciers omvatten, concurrerende offertes van aannemers vereisen of een prijscontrole van verschillende leveranciers uitvoeren voordat u er een kiest. Dit kan inhouden dat u uw officemanager verplicht om online prijzen bij verschillende kantoorwinkels te controleren voordat hij kantoorartikelen, meubels of andere apparatuur bestelt.
Vergoedingsbeleid
Maak een formeel beleid voor werknemersuitgaven om hoge reis-, verblijf-, entertainment- en maaltijdkosten te helpen verminderen. Als u werknemers toestaat om hun eigen reis- en verblijfkosten te boeken bij het bijwonen van conferenties of beurzen, boeken ze wellicht vluchten en kamers die hen de meeste beloningspunten opleveren, in plaats van de goedkoopste boekingen te kiezen. Vereisen dat alle reiskosten vooraf worden goedgekeurd door een supervisor en dat alle onkostenvergoedingsformulieren ontvangsten bevatten.
audits
Als u revisieaankopen, financiële verslagen, tijdschema's, onkostenvergoedingen en andere zakelijke activiteiten van derden hebt, kunt u fouten en fraude opsporen en verminderen. Interne audits laten een medewerker of afdeling toe om het werk van een ander te beoordelen. Externe audits brengen een externe contractant of een ander bedrijf ertoe om het werk van uw personeel te beoordelen. Dit kan het inhuren van een gecertificeerde openbare accountant omvatten om uw boeken elke maand of kwartaal te beoordelen. Door een inventariscontrole uit te voeren, kunt u zien of u al dan niet een probleem hebt met diefstal, overlevering of breuk.
