Interne controles bieden een systeem van checks and balances die werken om opzettelijke of onopzettelijke fouten bij het invoeren van gegevens, fraude en diefstal te voorkomen. Een sterk intern controlesysteem moet ervoor zorgen dat geen enkele werknemer of groep van werknemers te veel controle of invloed behoudt over kasstromen, financiële gegevens, voorraad en andere bedrijfsmiddelen. Segregerende taken zo veel als je kunt is een van de beste manieren om je bedrijf te beschermen.
Afzonderlijke onverenigbare taken
Volledige scheiding van taken scheidt incompatibele functies - taken of activiteiten die een mogelijkheid bieden voor een of meer werknemers om fouten, fraude of diefstal te plegen en te verbergen. Het Institute of Internal Auditors identificeert de bewaring van activa, autorisaties en goedkeuringen, en registratie en rapportage als de drie hoofdcategorieën van onverenigbare taken. Volgens het IIA moeten werkstroomverantwoordelijkheden voorkomen dat een persoon zowel toegang tot als verantwoordelijkheid heeft voor de administratieve verwerking van financiële en fysieke activa.
Voorkom diefstal en fraude
Payroll en inkoop zijn twee gebieden die scheiding van taken vereisen. Vermijd op de loonlijstafdeling spookmedewerkers - iemand die is opgenomen in het salarissysteem maar die niet voor u werkt - door ervoor te zorgen dat de persoon die verantwoordelijk is voor het verzamelen en bijhouden van de persoonlijke en financiële informatie van werknemers ook de loonlijst niet verwerkt. Bewaken tegen ongeoorloofde aankopen of favoritisme van leveranciers door orderinvoer en autorisatietaken van elkaar te scheiden.
Fouten verminderen
Segregatie van taken kan helpen onbedoelde fouten te verminderen die van invloed zijn op uw bedrijfsresultaten. Het benoemen van een teamleider of supervisor om transacties te bekijken en te vergelijken met ondersteunende documentatie, zoals het vergelijken van tijdskaarten voor werknemers met een salarisrapport, is een bekend voorbeeld. Net zoals het invoeren van bestellingen en autorisatieverplichtingen zich verzetten tegen gevallen van diefstal en fraude, kan het scheiden van deze taken - en het verplichten van de persoon met bevoegdheidsverantwoordelijkheden om totalen te controleren - ook fouten bij het invoeren van gegevens verminderen.
Overwegingen voor kleine bedrijven
Kleine bedrijven met slechts een paar werknemers of met een strak personeelsbudget kunnen niet altijd volledige segregatie bereiken. In dit geval zijn risicobeheersing essentieel. Hoewel compenserende controles "detectief" zijn in plaats van preventief, kunnen ze toch een redelijke mate van zekerheid bieden dat de afdeling aan de doelstellingen voor risicovermindering voldoet. Het controleren van dagelijkse en wekelijkse rapporten, het regelmatig rouleren van taken, het uitvoeren van onaangekondigde steekproefsgewijze controles van financiële transacties of een aangekondigd aantal fysieke inventarislijsten, en het plannen van tweejaarlijkse interne audits zijn allemaal goede detectivecontroles.
