Een projectbeheerplan identificeert een meetbaar bedrijfsdoel op korte termijn en de taken, toegewezen middelen en expliciete hoeveelheid tijd die nodig is om dit doel te bereiken. Het schrijven van een projectbeheersplan valt normaal gesproken onder de verantwoordelijkheid van de projectmanager, die de volledige verantwoordelijkheid draagt voor het volgen, meten en rapporteren van de voortgang van alle projecttaken ten opzichte van het budget en de tijdslijn, en het identificeren van eventuele afwijkingen van het senior management. Goedgekeurd plan. Projectbeheersplannen hebben meestal begeleidende documenten (bijv. Gantt-diagrammen, Work Breakdown Structure (WBS), budgetplannen, resourceplannen, taakafhankelijkheidslijsten) die de projectmanager helpen bij het volgen van de algemene voortgang van het project.
Werk samen met het senior management om de omvang en doelen van het project te bepalen. Zorg ervoor dat de duur van het project kortlopend is (niet langer dan drie tot zes maanden), identificeer het budget en de tijdslijn van het project (bijvoorbeeld, een product moet tegen een bepaalde datum worden gelanceerd of verzonden tegen een bepaalde prijs) en beslissen wie moet deelnemen aan het project om te slagen.
Identificeer eventuele resourcen of budgetbeperkingen, risico's of tijdkritieke problemen die van invloed kunnen zijn op het behalen van de projectdoelstelling. Als u mensen toewijst aan het projectteam die andere verantwoordelijkheden hebben die tegelijkertijd met uw deliverables verschuldigd zijn, kan dit uw project in gevaar brengen.
Werk samen met projectteamleden om uw breakdown-werkstructuur te bouwen. Maak een lijst van de projectfasen, taken en mijlpalen (taken zonder duur) in de WBS, zodat u weet wie wat doet en wanneer ze het doen. De WBS is een integraal onderdeel van het projectplan.
Definieer periodieke planningscontroles op een tijdslijn voor het projectteam en stel vast wanneer het senior management rapporten over de voortgang van het project kan verwachten, inclusief de vorm van de rapportage.
Werk samen met projectteamleden om ondersteunende documenten en plannen specifiek voor hen op te stellen (bijvoorbeeld budgetplannen, resourceplannen, taakafhankelijkheidslijsten) en voeg ze bij het projectbeheerplan.
Vraag de senior managementleden en projectsponsor om het projectplan te ondertekenen en dateren om het plan effectief te maken.
Bekijk het projectbeheerplan naarmate het project vordert met de teamleiders en het senior management om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig het gewenste doel van het bedrijf weerspiegelt.
Tips
-
Identificeer de belangrijkste belanghebbenden in het project zo vroeg mogelijk, zodat ze aanpassingen in personeel en budgettering kunnen aanbrengen in hun afdelingen.
Waarschuwing
Als u bij het opstarten van het project geen managementaanmelding bij het projectplan ontvangt, betekent dit dat de benodigde resources niet aan uw project worden toegewezen.
