Wanneer u beslist om creditcards uit te geven aan bepaalde werknemers, moet u regels en voorschriften vaststellen voor het gebruik van die kaarten. Het is ook een goed idee om een aantal procedures te hebben die helpen bij het bijhouden van creditcarduitgaven en het onder controle houden van de uitgaven. Bedrijfscreditcards mogen alleen worden uitgegeven aan werknemers die ze nodig hebben voor zakelijke doeleinden, zoals reis- of kantoorkosten. Een van de bepalingen van een bedrijfscreditcard moet zijn dat misbruik van de kaart tot beëindiging leidt.
Persoonlijk gebruik
Zakelijke creditcards kunnen een handige manier zijn om occasionele aankopen en zakenreizen te financieren, maar ze bieden ook een aanzienlijke kans op misbruik. Goed beleid en goede procedures kunnen bedrijven helpen beschermen tegen werknemers die de kaarten gebruiken om hun persoonlijke uitgaven te dekken, en kunnen werknemers beschermen door hen te laten weten wat voor soorten aankopen ze veilig kunnen doen zonder bang te hoeven zijn voor represailles.
Een van de manieren om te voorkomen dat een bedrijfscreditcard door werknemers voor persoonlijk gebruik wordt gebruikt, is om alleen kaarten uit te geven aan werknemers die een goede financiële verantwoordelijkheid hebben. Hiervoor moet mogelijk een kredietcontrole worden uitgevoerd op werknemers die in aanmerking komen voor een kaart. Er moet een beleid worden opgesteld dat het gebruik van bedrijfscreditcards voor persoonlijke aankopen verbiedt. Om dit te helpen modereren, moeten kaarten via het bedrijf aan werknemers worden verstrekt en moet het bedrijf de maandelijkse factuur ontvangen. Medewerkers moeten verplicht worden een onkostenformulier in te dienen om alle uitgaven die op hun kaart worden gestort te schetsen. Als de onkostennota niet overeenkomt met de werkelijke factuur, kan er persoonlijk gebruik van de kaart zijn. Dit systeem van checks and balances helpt een medewerker eraan te herinneren dat zij verantwoordelijk zijn voor de manier waarop hun kaart wordt gebruikt.
preapproval
Een bedrijfscreditcard mag alleen voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, maar wanneer een medewerker onderweg is met het entertainen van klanten, kan de grens tussen bedrijfsdoeleinden en persoonlijk gebruik vervagen. Elk gebruik van een bedrijfscreditcard moet vooraf door het bedrijf worden goedgekeurd. Voor variabele kosten, zoals het ontvangen van klanten, moet een protocol worden goedgekeurd dat aanvaardbare vormen van entertainment beschrijft en definieert. Voorafgaand aan het ontvangen van klanten, moet de werknemer een vooraf bepaalde limiet krijgen voor hoeveel het bedrijf zal betalen als het gaat om kosten op de bedrijfscreditcard. Kosten over het vooraf bepaalde bedrag vallen onder de verantwoordelijkheid van de werknemer en het gebruik van de creditcard bij niet-goedgekeurde vormen van entertainment moet leiden tot beëindiging.
Verantwoordelijkheid
Aangezien creditcards van bedrijven alleen worden gebruikt voor vooraf goedgekeurde bedrijfsdoeleinden, kan het een goed idee zijn om medewerkers geen bedrijfscreditcards mee te laten nemen, behalve voor specifieke doeleinden. Alleen creditcards uitgeven als dat nodig is, kan ervoor zorgen dat er geen ongeoorloofde kosten worden gemaakt op bedrijfscreditcards.
