Er worden talloze soorten schriftelijke communicatie gebruikt in het bedrijfsleven. Bedrijven gebruiken schriftelijke communicatie om werknemers te instrueren over het bedrijfsbeleid, klanten te informeren over producten en diensten en beleggers te informeren over bedrijfsstrategieën. De sleutel tot het schrijven van effectieve zakelijke communicatie is het afstemmen van het bericht op uw doelgroep. Schrijf op een duidelijke, eenvoudige en beknopte manier zodat mensen uw bericht gemakkelijk kunnen begrijpen.
emails
E-mails zijn de meest voorkomende vorm van schriftelijke zakelijke communicatie, volgens Startupbizhub, een online referentiesite. Zakelijke professionals gebruiken e-mails om documenten te verzenden, vergaderingen op te zetten, afspraken te bevestigen en contact op te nemen met sollicitanten. Ondanks hun relatieve nonchalance, moeten je e-mails toch professioneel overkomen. Zorg ervoor dat u uw e-mails adresseert aan alle beoogde partijen. Als u slechts één persoon buiten laat, kan dit de effectiviteit van uw e-mail belemmeren. Vermeld ook het specifieke onderwerp van uw e-mail in het gebied "Onderwerp". Vermijd lange paragrafen in uw e-mails te schrijven. In plaats daarvan, verbreekt u uw tekst met kortere alinea's en opsommingstekens, volgens het online magazine van Forbes.
voorstellen
Voorstellen zijn documenten die toekomstige projecten beschrijven. Bedrijfsadviseurs en reclamebureaus dienen bijvoorbeeld voorstellen in bij bedrijven voor projecten of speciale opdrachten. Een marketingmanager kan een voorstel indienen bij de onderzoeks- en ontwikkelingsafdeling om productonderzoek uit te voeren. Voorstellen zijn vaak slechts één of twee pagina's lang. Veel bedrijven gebruiken specifieke formulieren voor hun voorstellen. Zorg ervoor dat u alle projectstappen en -taken in uw voorstel duidelijk identificeert. Neem ook de bijbehorende kosten van elke specifieke taak op. Vermeld bijvoorbeeld de kosten voor afdrukken, verzenden en verzenden als u een voorstel voor een direct mail-project opmaakt.
rapporten
Rapporten zijn een ander type schriftelijke zakelijke communicatie. Bedrijven gebruiken rapporten om werknemers te informeren over verschillende aspecten van het bedrijf. De financiële afdeling zal bijvoorbeeld financiële rapporten schrijven om de winst en verkopen van een bedrijf samen te vatten. Op dezelfde manier kan een manager voor marketingonderzoek een rapport schrijven waarin de resultaten van een telefonische enquête onder klanten worden samengevat. Schrijf uw rapporten in een gestructureerde indeling. Geef een korte introductie van uw rapport. Vertel afdelingsmanagers bijvoorbeeld hoe en wanneer u een telefonische vragenlijst van klanten hebt uitgevoerd. Neem de belangrijkste doelstellingen op die u voor het project hebt bedoeld. Vat uw bevindingen samen in de tekst van uw rapport. Voeg grafieken en diagrammen toe om meer complexe concepten te verduidelijken. Neem een gedeelte met de samenvatting op in uw rapport dat de belangrijkste bevindingen of resultaten belicht. Voeg bovendien altijd een begeleidende brief bij uw rapport om het aan managers of leidinggevenden te introduceren.
brochures
Brochures zijn literatuur met uw producten en diensten. Bedrijven gebruiken brochures om producten te verkopen of verkoopvertegenwoordigers te helpen met verkoopgesprekken. Bedrijven produceren brochures in vele soorten en maten. Sommige brochures zijn lettergrootte, terwijl andere in de helft of een derde zijn gevouwen. Gebruik kleur en afbeeldingen in uw brochures met uw belangrijkste producten of services. Verbreek elke pagina van uw brochure met veel lege ruimte, waardoor de brochure beter leesbaar is.
