Het jaarverslag van de non-profitorganisatie is het meest effectief wanneer het is geschreven en ontworpen met het belang en het gebruik van het document voor ogen. Het document dient als een rapportkaart, erkenning voor donors en andere supporters, een kans om informatie te delen met de non-profit community en een marketingtool om nieuwe supporters aan te trekken. Jaarverslaglezers zoeken naar kwantiteit, kwaliteit en resultateninformatie over programma's, klanten en inkomsten. Goed ontworpen jaarverslagen bevatten een balans van verhalen, foto's, lijsten en grafische weergaven van financiële gegevens. Een goed geschreven jaarverslag vertelt de individuele verhalen achter de cirkeldiagrammen en donorlijsten.
Bepaal de inhoud van uw jaarverslag. Of uw publicatie een dik, glossy magazine of een nieuwsbrief van vier pagina's is, uw lezers zullen specifieke informatie zoeken in uw jaarverslag: een één-letterbrief van de bestuursvoorzitter of chief executive officer van de non-profit, rapporten over organisatorische prestaties, verslagen van speciale programma's of grote afdelingen, financiële verslagen, een lijst met bestuursleden en belangrijke stafleden, en een donorlijst, gerangschikt naar bedrag en alfabetisch op naam.
Gebruik duidelijk, eenvoudig en eerlijk schrijven met een informele maar professionele toon. Geef de feiten duidelijk weer en gebruik een ontspannen en persoonlijke toon om te schrijven over prestaties en de persoonlijke verhalen die de impact op klanten en de gemeenschap beschrijven.
Kies woorden in je schrijven die positiviteit, trots en toewijding aan je missie overbrengen. Vermijd onnodig dramatisch schrijven, maar deel informatie die de lezer aanspreekt en doet een beroep op donoren die een gevoel van partnerschap voelen in uw werk. Vertel bijvoorbeeld het verhaal van één cliënt om de prestaties van een programma te beschrijven en de activiteiten aan de missie van uw organisatie te koppelen.
Voeg een aantal zijbalken toe om belangrijke gegevens uit programmaberichten te markeren, zoals een uitsplitsing van klanten naar leeftijd en etniciteit of de deelnemers aan een programma voor het zoeken naar werk en hun status aan het einde van het jaar. Deze samengevatte informatie helpt lezers de onderste regel van de artikelen te begrijpen en voegt ook een menselijk perspectief toe.
Bereid de beelden voor op uw financiële gegevens met behulp van de gegevens in uw financiële rapport om trends, totalen en samenvattingen te tonen. Maak bijvoorbeeld een cirkeldiagram met het budgetpercentage dat door elke afdeling wordt gebruikt of een staafdiagram met de wijzigingen in donaties van de afgelopen vier jaar. Gebruik een tekstvak om het totale bedrag te vermelden dat is ontvangen van verschillende donortypen, zoals stichting en individu. De financiële beelden bieden lezers memorabele snapshots.
Kies de foto's die u gaat gebruiken om de verhalen te vertellen. Je kunt foto's gebruiken van een huis dat je organisatie heeft helpen bouwen, studenten in je naschoolse programma, dieren in je reddingshut, bomen geplant op scholen in het gebied of personeel dat een wandeling-a-thon organiseert.
Tips
-
Kies de opmaak op basis van de lengte en inhoud van uw jaarverslag. Een lang rapport kan baat hebben bij secties, zoals programma's, prestaties, financiële en donoren. U kunt ervoor kiezen om tekst op te splitsen door de foto's en afbeeldingen in een volledig verhaal te verdelen, alleen gescheiden door kopjes.
De typische jaarverslaglezer is het meest geïnteresseerd in de brief van de CEO of de bestuursvoorzitter, de naam van de lezer op de donatielijst, fotobijschriften en financiële totalen, volgens Board Café op de Blue Avocado-website.
