Voor werknemers die betaald moeten worden, moeten de meeste werkgevers loonverwerking uitvoeren. Hoewel de loonverwerking een zeer gedetailleerde taak kan zijn, blijven de stappen in het algemeen hetzelfde. Het vergt goede concentratie en wiskundige vaardigheden - plus solide organisatorische vaardigheden - om een loonlijst effectief en nauwkeurig te verwerken.
Uurloon
De eerste stap in de loonverwerking is het berekenen van het loon om elke werknemer te betalen. De meest voorkomende betaalcycli zijn wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks en maandelijks. Werknemers per uur worden meestal wekelijks of tweewekelijks betaald. De meeste bedrijven zullen elk uur een tijdschema invullen om aan het einde van elke week in te leveren. De payroll-professional moet ervoor zorgen dat de werknemer en haar manager / supervisor de urenstaat ondertekenen; zo niet, dan is het ongeldig. Doorgaans worden normale, persoonlijke / ziekelijke of vakantie-uren opgenomen in de urenstaat en worden ze betaald tegen een normale vergoeding. Overwerkvergoeding moet ook op het tijdformulier worden vermeld en op anderhalf uur worden betaald.
Salarisbetaling
Werknemers in loondienst worden meestal tweewekelijks, halfmaandelijks of maandelijks betaald. Ze hoeven geen urenstaten in te vullen, want ze krijgen hetzelfde aantal uren betaald per betaaldatum. De enige keer dat de bezoldiging van een werknemer verandert, is als ze een salarisverandering heeft ondergaan of moet worden betaald op een pro rata basis (dit kan te wijten zijn aan beëindiging of andere onbetaalde dagen). Doorgaans hoeft de payroll-professional geen wijzigingen aan te brengen in de bezoldiging van een werknemer, omdat het systeem automatisch het verschuldigde bedrag betaalt.
Voordelen
Medewerkers kunnen ervoor kiezen om deel te nemen aan de ziektekostenverzekering, 401k of cafetariaplannen van het bedrijf. Deze bedragen worden meestal afgetrokken van de bedragen die moeten worden gewijzigd, tenzij de werknemer zijn aftrek aanpast. In dit geval moet hij de payroll-professional schriftelijk op de hoogte brengen van de wijziging. Als de wijzigingen tijdig worden ingediend, worden ze van kracht op de volgende payroll.
Belastingen
Volgens de wet zijn de werknemer en de werkgever beiden verplicht loonheffingen te betalen; de werknemer en de werkgever moeten federale en meestal staatsbelastingen betalen; sommige staten eisen dat county belastingen ook worden betaald. Sommige bedrijven maken gebruik van salarissoftware om deze belastingen te berekenen, waarbij de bedragen automatisch worden afgetrokken van de loonstrook van de werknemers. De salarisadministrateur is ook verantwoordelijk voor het storten van belastingen bij de overheid, voor het indienen van driemaandelijkse en jaarlijkse belastingen en voor het uitgeven van jaarlijkse W2's aan werknemers.
Afstudeerafstellingen
Nadat de te betalen uren in het systeem zijn ingevoerd, moet de payroll-professional de informatie nogmaals controleren. Ze kan rapporten van het systeem uitvoeren en deze gebruiken om fouten te controleren. Eventuele fouten die worden ontdekt voordat de payroll sluit, kunnen worden gecorrigeerd en worden weergegeven op de huidige loonlijst. Zodra de loonlijst is gesloten, kunnen wijzigingen of aanpassingen handmatig worden uitgevoerd (bijvoorbeeld een handmatige controle) of worden aangepast op de volgende loonlijst.
