Klantenservice wordt over het algemeen gedefinieerd als de interactie tussen een bedrijf en zijn klanten en wordt beoordeeld op basis van het vermogen van dat bedrijf om aan de behoeften van zijn klanten te voldoen. Goede klantenservice overtreft de wensen of behoeften van een klant op een snelle en vriendelijke manier. Hoewel de klantenservice meestal meer opvalt in verkoopberoepen, is het belangrijk voor het succes van een bedrijf of organisatie dat een service biedt om een duidelijke reeks klantenservicestandaarden aan hun werknemers te communiceren.
eerbied
Het belangrijkste aspect van klantenservice is om klanten met respect te behandelen. Wanneer mensen hun tijd en geld in een instelling doorbrengen, verwachten ze dat ze eerlijk en respectvol zullen worden behandeld. De meeste bedrijven hebben concurrenten die soortgelijke diensten kunnen aanbieden, dus vaak zal de kwaliteit van de klantenservice een doorslaggevende factor zijn bij het verzekeren van de klantvriendelijkheid. De meerderheid van de klanten heeft geen onrealistische verwachtingen, maar wenst simpelweg eerlijkheid en integriteit. Empathie tonen, of jezelf in de schoenen van de klant plaatsen, toont aan de klant dat je zijn frustraties of behoeften begrijpt en bereid bent om hem te helpen het probleem op te lossen.
Tijdigheid
Zoals het oude gezegde luidt, is tijd geld en het leveren van snelle oplossingen voor de behoeften van de klant is van vitaal belang voor het succes van een bedrijf. Niemand houdt ervan eindeloos in de wacht te worden geplaatst of te horen dat ze zullen moeten wachten om verzorgd te worden. Goede klantenservice wordt bereikt door snel en nauwkeurig op een probleem te reageren. Toegankelijkheid is cruciaal voor het bereiken van een hoog serviceniveau, en veel bedrijven hebben klantenserviceafdelingen of hele callcenters met werknemers die zijn getraind in het tijdig oplossen van problemen. Als aan de behoeften van een klant snel wordt voldaan, zal ze normaal een bedrijf vergeven en op prijs stellen dat het bedrijf genoeg gaf om het probleem te erkennen en op te lossen.
Stel realistische verwachtingen
Een groot probleem dat optreedt in situaties van klantenservice is wanneer een klant iets wordt beloofd dat niet kan worden nagekomen. Iedereen kan bevestigen dat het veel frustrerender is om misleid te worden met betrekking tot een oplossing dan om vanaf het begin te horen wat er werkelijk kan worden bereikt. Een klant onaangenaam nieuws bezorgen, kan intimiderend zijn, vooral als hij al boos is, maar het is beter om waarheidsgetrouw te zijn en te werken aan een realistische oplossing. Op het einde, zo teleurgesteld als een klant is om niet precies te horen wat hij wil horen, zal hij eerlijkheid waarderen. Een klant is waarschijnlijk veel meer overstuur als hem wordt beloofd iets wat een bedrijf niet kan leveren.
