Vanaf 2010 vertrouwen bedrijven steeds meer op technologie om goederen en diensten te produceren en zakelijke taken uit te voeren. Om aan deze veranderingen tegemoet te komen, maken bedrijven soms gebruik van elektronische handtekeningen, ook wel e-handtekeningen of digitale handtekeningen genoemd. Deze handtekeningen vervangen de traditionele handtekeningen op papier. Er zijn voor- en nadelen verbonden aan het gebruik van een elektronische handtekening, die een ondernemer moet kennen voordat hij een systeem of beleid voor elektronische handtekeningen implementeert.
Apparatuurkosten
Elektronische handtekeningen worden gemaakt en gelezen door geavanceerde technologieën die netwerken gebruiken om persoonlijke gegevens te verifiëren, zoals bedrijfslocaties of sofinummers, of die voldoende geavanceerd zijn om punten binnen handschrift of een vingerafdruk te vergelijken met punten in afbeeldingen in databases. Deze apparatuur is niet altijd goedkoop, zoals wordt aangegeven door de Beginners Guide. Zelfs wanneer aan de initiële kosten wordt voldaan, betekent vooruitgang in de technologie voor elektronische handtekeningen dat een bedrijf zijn systemen voor elektronische handtekeningen voortdurend moet bijwerken en technische ondersteuning moet bieden.
Afgekeurde klanten
Elektronische handtekeningensystemen gaan ervan uit dat mensen vertrouwd zullen zijn met de methoden en apparatuur voor elektronische handtekeningen. Eerdere generaties van personen zijn mogelijk echter niet blootgesteld aan de nieuwere technologie en hebben dus mogelijk problemen om ze in eerste instantie te gebruiken. Zelfs technisch onderlegde mensen zullen nog steeds op de hoogte moeten blijven van technologische veranderingen als ze in de toekomst elektronisch willen zaken doen. Het gebrek aan blootstelling aan methoden en apparatuur, samen met de behoefte aan voortdurende technologie-educatie, kan sommige klanten ervan weerhouden een elektronische handtekening te gebruiken.
Erkenning
Werk onder leiding van Fritz Grupe gepubliceerd in de uitgave van 2003 van The CPA Journal geeft aan dat er een inconsistentie bestaat in de erkenning van elektronische handtekeningen vanaf 2010. Mensen hoeven niet noodzakelijk een elektronische handtekening als geldig te erkennen, afhankelijk van hun rechtsgebied.
Verificatie en verificatie
In termen van authenticatie en verificatie van identiteit kan een elektronische handtekening beter zijn dan een handtekening op papier, afhankelijk van het gebruikte systeem. Als iemand bijvoorbeeld een niet-ondertekende creditcard verliest, kan iemand anders deze ondertekenen en de handtekening op de achterkant van de kaart overeenkomt met de handtekening van de handtekening, ook al is de persoon die ondertekent niet de eigenaar van de kaart. Een elektronisch handtekeningsysteem dat afhankelijk is van vingerafdrukken is daarentegen veel veiliger omdat men de vingerafdrukmatrix niet kan repliceren of vervalsen.
Lange afstanden
Met een elektronische handtekening hoeft een persoon niet op dezelfde geografische locatie te zijn om een transactie te voltooien of een contract te valideren. Mensen kunnen zo elektronische handtekeningen gebruiken om zaken te doen vanuit duizenden kilometers als dat nodig is, waardoor wereldwijde zakelijke kansen en potentiële winstmarges toenemen.
Materiaal- en opslagvermindering
De Amerikaanse Immigration and Customs Enforcement en Grupe stellen beide dat elektronische handtekeningen de hoeveelheid gebruikte materialen op een regelmatige basis verminderen en minder ruimte in beslag nemen om op te slaan. Bovendien vergemakkelijken elektronische handtekeningen taken zoals e-archivering en elektronisch zoeken naar bestanden en databases. Dit vermindert de tijd die nodig is om gegevens te vinden en te verifiëren. Al met al kunnen deze factoren de bedrijfskosten verlagen.
