Veel bedrijven houden een klein kasfonds bij om te betalen voor kleine dagelijkse zakelijke uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden. Als u een klein kasfonds wilt opzetten en onderhouden, moet u dit financieren met geld van uw bedrijf. De eenvoudigste manier om dit te doen is om een cheque te schrijven naar kleine contanten met behulp van uw zakelijke betaalrekening. Met zorgvuldige boekhouding, zal het houden van een klein kasfonds helpen bij het vereenvoudigen van zakelijke transacties.
Plaats de huidige datum op de datumregel van de controle. Schrijf "Petty Cash" op de regel "Betalen bij de bestelling" van de cheque. Voeg het bedrag van de cheque toe in het dollarvak. Veel bedrijven houden $ 100 in een klein kasfonds. Noteer het dollarbedrag in woorden op de betreffende regel van de cheque. Onderteken het vinkje met uw handtekening.
Noteer het vinkje in het check-register voor de betaalrekening. Schrijf "Petty Cash" en het dollarbedrag in het register en trek het dollarbedrag af van het saldo van uw zakelijke betaalrekening.
Presenteer de cheque bij uw bank en ontvang het juiste bedrag. Vraag het contante geld in de rekening en muntdenominaties aan die u wenst om het gemakkelijk te maken om aankopen te doen met het kleine geld.
Plaats het kleingeld in de doos en maak een boekhoudingsjournaal om kleine transacties op te nemen. Schrijf de huidige datum, "DR" (Debet) en "Petty Cash" bovenaan. Noteer het bedrag van de cheque dat je voor dit bedrag hebt geschreven voor kleine bedragen. Schrijf hierna "CR" (tegoed) en "kleine kas" en schrijf hetzelfde bedrag als het bedrag dat u in de kleine kassa hebt gestort.
Geef een persoon de sleutel en de verantwoordelijkheid voor het gebruik van het contante geld en de boekhouding.
Noteer de tijdstippen waarop u contant geld op het dagboek gebruikt. Neem een beschrijving op van de uitgaven, de datum en het bedrag dat u uit de kleine kassa hebt gebruikt. Plaats ontvangsten om de uitgaven in de kleine kassa te verifiëren.
Tel de uitgaven op voor het dagboek terwijl u het kleine bedrag gebruikt.Het totaal van de uitgaven en het bedrag aan contant geld in de kleine kassa moet gelijk zijn aan het totale bedrag aan contant geld dat u in de geldkist hebt geplaatst.
Vul het kleine bedrag bij als je bijna alles gebruikt. Schrijf nog een cheque naar "Petty Cash" voor het totale bedrag van de uitgaven. Hiermee wordt het totale bedrag aan contant geld weer teruggezet naar het oorspronkelijke totaal.
Noteer het bedrag dat u in de kas plaatst om de kleine contanten in het dagboek te vervangen als een tegoedbon en voeg de datum toe.
