Een van de meest frustrerende aspecten van het runnen van een bedrijf is het omgaan met slechte controles. Omgaan met geretourneerde cheques kan een ingewikkelde aangelegenheid zijn. De meest voorkomende problemen waarmee bedrijfseigenaren en managers worden geconfronteerd, is hoe ze het onderwerp met een klant kunnen bespreken, vooral als hij een gewoon iemand is. Misschien is de meest gebruikelijke en hoffelijke manier om geld in te zamelen een goed geschreven brief over de schuld.
Schrijf de brief op het briefpapier van uw bedrijf. Verwar het probleem niet door om betaling op uw persoonlijke briefpapier te vragen.
Gebruik de juiste begroeting voor uw klant, twee spaties onder het retouradres. Gebruik de term "Geachte" plus de achternaam zoals "Geachte heer Jones" of "Geachte mevrouw Smith." U kunt in plaats daarvan de algemene "Hallo" of "Groeten" gebruiken, maar een persoonlijk adres is beter. Vermijd het gebruik van een voornaam of informele begroeting zoals 'Hallo'.
Begin de brief door de schuld op een niet-bedreigende manier aan te spreken. Een voorbeeld hiervan is: "Wij schrijven u om u te laten weten dat een door u uitgegeven persoonlijke cheque onbetaald is terugbetaald door de bank." Ga door op een manier die de ontvanger het voordeel van de twijfel geeft: "We zijn er zeker van dit is niets meer dan een onoplettendheid van uw kant, en dat u snel de fout zult corrigeren."
Geef alle details met betrekking tot de slechte cheque, zoals de naam van de bank, het chequenummer en de datum, evenals het bedrag. Verwijs ook naar het rekeningnummer van de klant bij uw bedrijf en documenteer het saldo van dat account.
Vermeld uw "retour cheque kosten" -beleid als u er een heeft. Als u bijvoorbeeld een geschreven beleid heeft waarin een prijs van $ 20 wordt gespecificeerd voor alle geretourneerde cheques, citeert u het en vraagt u het samen met het bedrag van de cheque. Geef de klant altijd het bedrag van het volledige verschuldigde saldo, zoals "Geef $ 150,00 terug voor uw geretourneerde cheque plus de $ 20 geretourneerde cheque kosten voor een totaal van $ 170,00."
Instrueer de klant hoe hij het geld aan u kan overmaken. U kunt bijvoorbeeld een verzoek indienen om contant geld naar uw bedrijf te brengen of een postwissel of een gecertificeerde cheque naar uw bedrijfsadres te sturen. Geef ook aan of u creditcards of bankpassen via de telefoon of persoonlijk kunt accepteren.
Vermeld de betalingsvoorwaarden: "Voer de betaling binnen 15 dagen uit." Sluit af met een uitnodiging voor de ontvanger om u te bellen met eventuele vragen.
Meld u af en kopieer uw advocaat. Voeg 'esquire' toe aan de achternaam van de advocaat, zodat de ontvanger weet dat een juridische professional de situatie volgt. U wilt geen juridische actie in een eerste brief bedreigen. De schikking in der minne schikken is de voorkeur. Het kopiëren van uw advocaat waarschuwt de ontvanger op een subtiele manier dat u de ontvanger voor de rechter kunt brengen als het probleem niet is opgelost.
Tips
-
Als u binnen 10 werkdagen niets van uw debiteur hoort, moet u een nieuwe brief schrijven met de nadruk op uw behoefte om binnen een week van hem terug te horen. Als u geen reactie ontvangt, of de schuldenaar weigert te betalen, moet u de kwestie aan uw advocaat overlaten.
