Of u nu wordt aangesteld als de fondsenwervende voorzitter voor een organisatie of besluit om zelfstandig te handelen, het plannen van een succesvol fondsenwervend evenement vereist een uitgebreide voorbereiding. Een mysterie-dinerevenement is een opwindend alternatief voor een traditionele fondsenwerving bij het avondeten. Een spelend gezelschap speelt een mysteriespel terwijl de gasten genieten van een verzorgde maaltijd. Meestal communiceren de acteurs met het publiek en nodigen ze hen uit om het mysterie op te lossen. Als organisator hebt u de voldoening dat u niet alleen geld inzamelt voor uw organisatie, maar ook een gedenkwaardig evenement organiseert voor uw gasten.
Roep de hulp in van andere mensen in de organisatie. Voor een middelgroot tot groot evenement moet je waarschijnlijk een aantal taken delegeren om al je doelen te bereiken. U hebt mensen nodig die kunnen helpen bij het organiseren van catering, entertainment en de financiële aspecten van het evenement. Als je genoeg vrijwilligers hebt, wil je misschien commissies vormen die aan verschillende taken zijn toegewezen.
Stel fondswervende doelen. Bereken hoeveel geld u wilt inzamelen voor de organisatie en voeg de kosten voor het hosten van het evenement toe. Uw budget moet de prijs van de locatie, reclame, decoraties, cateringdiensten, acteergroep en opruimen omvatten. Houd alle financiële aspecten van het evenement bij voor belastingdoeleinden.
Stel een datum in voor het evenement en plan vergaderingen met andere vrijwilligers of commissies. Deze vergaderingen dienen als voortgangscontroles en kunnen tijdens het planningsproces problemen en conflicten helpen voorkomen. Bespreek back-upplannen in het geval van potentiële problemen, zoals acteurs die niet worden weergegeven.
Reserveer een locatie. De ruimte moet geschikt zijn voor een eetgedeelte, een opstelplaats en keukenfaciliteiten voor de cateraars. Veel community-locaties vullen snel vol, dus boek een locatie zodra u een datum voor uw mysteriediner heeft ingesteld.
Huur een acteergroep en cateringbedrijf. Je hebt een gezelschap nodig dat gespecialiseerd is in mysteriespelen of ervaring heeft met het uitvoeren van mysteriedinerevenementen. Wanneer u een cateraar inhuurt, zoek dan een die is gespecialiseerd in fondsenwervende diners en biedt opties binnen uw budget.
Stel ticketprijzen in op basis van de kosten van het hosten van het evenement. U moet de kosten per hoofd berekenen. Als de cateringkosten bijvoorbeeld $ 10 per persoon zijn en de kosten van het spelergroepje gemiddeld $ 10 per persoon bedragen, zijn uw kosten per hoofd ongeveer $ 20. De meeste organisaties hebben de ticketprijs ingesteld op het dubbele van de kosten per hoofd, dus in dit voorbeeld zijn tickets voor het evenement $ 40.
Adverteer uw evenement. Stel een website in en leid mensen naar de site voor meer informatie over al het advertentiemateriaal. De website moet informatie bevatten over datum, tijd, locatie en ticketkosten, evenals informatie over uw organisatie en hoe de ingezamelde gelden zullen worden gebruikt.
Tips
-
Goedkopere reclame-ideeën omvatten sociale netwerksites, flyers en posters. Sommige kranten en radiostations staan organisaties zonder winstoogmerk toe om hun evenementen gratis te adverteren.
