Verzendbrieven, ook wel omslagbrieven genoemd, vergezellen faxen en e-mails om de inhoud van gefaxte documenten of de bestanden die aan een e-mail zijn gekoppeld te beschrijven. Doorzendbrieven zorgen er ook voor dat de documenten aan de juiste persoon worden gegeven als ze naar een gedeeld fax- of e-mailadres worden verzonden. Deze brieven zijn meestal kort en bevatten alleen de benodigde informatie. Omdat verzendbrieven een vorm van zakelijke correspondentie zijn, moet u bepaalde standaarden volgen om er één correct te schrijven.
Typ uw naam of de naam, het adres, het telefoonnummer en andere contactgegevens van uw bedrijf boven aan het document door deze rechts op de pagina te plaatsen. U kunt ook de brief op bedrijfsbriefpapier schrijven.
Sla een regel over en vermeld de datum onder uw informatie aan de rechterkant van de pagina.
Typ de naam, het adres en, indien van toepassing, het accountnummer of andere identificatiegegevens van de ontvanger aan de linkerkant van de pagina, twee regels lager dan de datum.
Richt de brief specifiek tot de persoon die deze ontvangt. Als u de naam van het individu niet weet, is het schrijven van 'Geachte heer of mevrouw' voldoende.
Vermeld uw reden voor het schrijven van de brief in de eerste zin. Geef aan of u een cv, een zakelijk voorstel, een rapport of informatie over een product of service verzendt.
Geef achtergrondinformatie over het document dat u verzendt in de tweede alinea. Dit kan datums omvatten waarop de lezer moet reageren op informatie in het document of, als het document meerdere pagina's heeft, een korte uitleg van de bijgevoegde pagina's. U kunt de lezer ook herinneren aan alle gesprekken of correspondentie die u met hem had over het document.
Bedank de lezer voor haar tijd in de laatste alinea en vraag haar om contact met u op te nemen als ze vragen heeft.
Typ uw naam, titel en contactgegevens, zoals uw e-mailadres of telefoonnummer, onderaan de pagina. Schrijf je handtekening boven je naam.
