Bedrijven vertrouwen op professionele, betrouwbare communicatie om winstgevend en concurrerend op de markt te blijven. Medewerkers communiceren met collega's, managers, klanten, verkopers, de media en relevante overheidsinstanties, waardoor uitval van communicatie aanzienlijke gevolgen kan hebben. Ondanks negatieve gevolgen en professionele frustratie, is het van cruciaal belang om de juiste taal te gebruiken bij het terechtwijzen van een medewerker wegens gebrek aan communicatie.
Dubbel Check
Gebrek aan communicatie is een van de belangrijkste redenen die werknemers aangeven bij hun overgang naar een nieuwe baan vanwege frustratie bij het management, dus neem voordat je een terechtwijzing geeft de tijd om de betreffende situaties te onderzoeken om te bepalen of management of andere werknemers een rol hebben gespeeld in de communicatie storing. Het zou een vergissing zijn om een medewerker te berispen voor communicatieproblemen die direct verband houden met de acties van andere werknemers.
Neutrale Toon
De taal die wordt gebruikt om een medewerker te berispen vanwege een gebrek aan communicatie, moet neutraal blijven. Houd bij het initiëren van het disciplineproces een professionele toon aan in plaats van weg te glijden in woede, frustratie, neerbuigendheid of sarcasme. Dit helpt een effectieve discussie mogelijk maken en vermijdt mogelijke juridische verwarring als de werknemer van mening is dat uw reprimand acceptabele grenzen overschrijdt.
Uitleg
De oorspronkelijke taal voor het berispen van door communicatie aangevochten medewerkers moet beginnen met het vragen om een verklaring vanuit hun perspectief. Het gebruik van deze inclusieve taal trekt de medewerker in het proces en vraagt hem om verantwoordelijk te zijn voor zijn acties. Een verzoek om uitleg kan aangeven: "Geef een overzicht van de omstandigheden die hebben geleid tot uw vertraging bij het contact opnemen met onze gewaardeerde klant gedurende drie weken, ondanks haar herhaalde telefoontjes en e-mails."
Optredende voorvallen
Vermijd brede, algemene uitspraken als u een medewerker berispt voor communicatieproblemen. Gebruik in plaats daarvan specifieke voorbeelden om de communicatie-uitsplitsing vanuit het perspectief van het management te beschrijven. U kunt bijvoorbeeld de datums vermelden voor niet-geretourneerde telefoontjes en e-mails, late meldingen ingediend en specifieke klachten ingediend door klanten, managers of leveranciers. Vertel hoe elke gebeurtenis heeft geleid tot negatieve gevolgen voor het bedrijf.
gevolgen
Express teleurstelling voor het gebrek aan communicatie van de medewerker, maar blijf niet stilstaan bij beschuldigingen of kritiek. Ga direct over naar de directe gevolgen van de keuzes van de werknemer voor een effectievere terechtwijzing. U kunt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de medewerker tijdelijk verminderen, zodat zij over de middelen of de motivatie beschikt om haar gedrag aan te passen. Houd bij het toewijzen van consequenties de disciplinaire opties aan die worden beschreven in het handboek van uw bedrijf om beschuldigingen van oneerlijkheid of overdreven discipline te voorkomen.
Actieplan
Verplaats de berisping naar meer positief gebied door samen met de medewerker een actieplan te ontwikkelen om zijn communicatieproblemen aan te pakken. Dit kan het ontwikkelen van een plan om te reageren op e-mails binnen twee werkdagen voor niet-dringende e-mail of wat dan ook tijdschema lijkt redelijk voor uw bedrijfscultuur en de industrie, bijvoorbeeld. Het actieplan moet ook toekomstige disciplinaire maatregelen beschrijven die zullen plaatsvinden als het gebrek aan communicatie voortduurt.
