Het schrijven van een formele brief aan een bestuur - of het nu een schoolbestuur is of een internationaal bedrijf - kan op het eerste gezicht een ontmoedigende taak lijken. Het opsplitsen in kleine, beheersbare stappen maakt het echter een veel eenvoudiger proces dan je aanvankelijk zou verwachten. Een formele brief aan een commissie volgt alle regels van een zakelijke brief. Het is belangrijk om uw brief kort en bondig te houden. Een formele brief mag niet langer zijn dan een pagina, dus als uw brief dat overschrijdt, blijf u bewerken tot u de basisfeiten begrijpt.
Noteer een lijst met dingen die je gaat opnemen in je brief aan het bestuur. Als u bijvoorbeeld naar het bestuur schrijft om geld aan te vragen voor een klassenbezoek, geeft u aan met welke studenten het gaat en waar en wanneer het zal plaatsvinden.
Het formaat voor een formele brief is als volgt: retouradres, datum, intern adres, aanhef, hoofdletter en sluiting. Op alle vier zijden van de pagina moeten marges van één inch overblijven.
Gebruik het blokformaat en begin alle tekst aan de linkerkant van de pagina. Laat in plaats van inspringen een lege regel tussen elk deel van de letter op het bord.
Schrijf indien mogelijk op briefhoofd. Als u echter geen briefhoofd hebt, typt u uw adres in de linkerbovenhoek. Voer een lege regel in en typ vervolgens de datum in.
Voer het interne adres van het bord in, hetzelfde adres dat op de envelop staat, omdat dit bedrijfsbrieven scheidt van vriendelijke letters. Zonder een binnenadres kunnen mensen in de war raken voor wie de brief bedoeld is.
Typ de aanhef in. In dit geval zou het "Dear Chairman Jones and World Craft Board Members," zijn. Een andere mogelijkheid is "Beste leden van de World Craft Board,"
Met de deur in huis vallen. Doe geen moeite om mensen een prettige dag te wensen of vragen te stellen over hun gezondheid. "Ik schrijf naar het bestuur om" geeft aan dat je het meent.
Houd een formele zakelijke toon aan in uw brief aan het bestuur. Blijf uit de buurt van persoonlijke problemen en blijf bij de feiten.
Houd je alinea's en zinnen kort en onthoud om een nieuwe alinea te beginnen wanneer je ideeën in je brief aan het bord verandert. Vermijd omslachtige zinnen en gebruik geen groot woord als een klein woordje het doet.
Sluit je brief aan het bord met "vriendelijke groet", en merk op dat het wordt gevolgd door een komma. Een andere aanvaardbare formele afsluiting is "Hoogachtend,".
Laat drie of vier regels staan voor je handtekening en typ vervolgens je naam. Als u de brief naar iemand anders kopieert, voegt u "Cc" toe en geeft u de namen ervan op.
Laat uw brief aan het bord 24 uur zitten en corrigeer eventuele grammatica of typfouten. Lees je brief hardop en beoordeel hem voor formele toon en inhoud. Bewerk dienovereenkomstig.
