Het schrijven van een formele brief aan een raad van bestuur kan een intimiderend proces zijn. Dit is je kans om je gedachten te laten horen door degenen die de leiding hebben, dus het is belangrijk om het formele proces te volgen. Maar het heeft geen zin om de opmaak correct te maken als de inhoud ontbreekt of de brief grammaticale fouten bevat.
Voordat u de brief naar een bord start
In overeenstemming met de raad van bestuur, weet wat je wilt zeggen. Wat is je motivatie? Wat wil je bereiken? Een klachtenbrief heeft een hele andere tact nodig, bijvoorbeeld een brief waarin financiering voor een project wordt gevraagd.
Neem de tijd om wat aantekeningen te maken. Schrijf op wat je moet zeggen en waarom het voor jou belangrijk is. Deze laatste komt misschien niet in de brief, maar het kan je helpen geconcentreerd en gesorteerd te blijven. Is er documentatie waarnaar u moet verwijzen, bewijsmateriaal of statistieken die u wilt delen? Laat ze klaar en noteer waarom ze relevant zijn.
De brief opstellen
Ten eerste, organiseer je notities. Wat is het grootste punt in relatie tot waarom je schrijft? Welke elementen ondersteunen dat punt? Zet ze in volgorde. Dit is in wezen jouw opzet, dus nu ben je klaar om te gaan.
Veel mensen worstelen met het starten van een brief en denken dat ze vanaf het begin geestig moeten zijn, maar duidelijk zijn is belangrijker. Zeg alles wat je moet zeggen, verbeter het en haal het aan tijdens het bewerken. Om te beginnen, adres het "Geachte voorzitter Smith en leden van het bestuur" en open vervolgens met "Ik schrijf naar …" en citeer dan uw overkoepelende reden om te schrijven.
Volg uw opening met het belangrijkste ondersteuningspunt en schrijf een paar beknopte alinea's met alle problemen die u eerder hebt opgemerkt.
Vergeet niet dat dit zaken zijn en deze mensen hebben veel op hun bord. Wees niet bloemig of liefhebbend of langdradig. Ga ter zake, wees beleefd en teken met respect af.
Het belang van bewerken
In werkelijkheid verschilt het schrijven van een directie niet veel van het schrijven van een formele zakelijke brief, behalve dat het voor een groep mensen is en dat er meer op zit, afhankelijk van de reden waarom je schrijft.
De meeste mensen maken zich te veel druk over het schrijven, terwijl het belangrijkste deel eigenlijk bewerken is. Neem altijd een pauze na het schrijven van iets, dus je hoofd klaart op en je komt terug met frisse ogen.
Neem ten minste drie bewerkingspassen. Zoek naar grammaticale fouten, onnodige woorden en een overdreven nonchalante toon. Mensen vinden het vaak fout om bondig te zijn als ze onbeleefd zijn, maar schrijven kernachtig is sterk en to the point, beide eigenschappen die goed spelen in zakelijke correspondentie.
Wees echter respectvol en enigszins eerbiedig, maar laat niet te hard gutsen of er iets op leggen.
Ken je doel
Zoals gezegd, is het belangrijk om te weten waarom je schrijft. Het is mogelijk dat de drie meest voorkomende brieven die u moet schrijven, iets zijn, aftreden of een kans accepteren.
aftredend: Wanneer u zich terugtrekt uit een bedrijf, project of zelfs het bestuur zelf, geef dan aan dat u dankbaar bent dat u de kans hebt gehad. Leg uit, bij voorkeur één zin, waarom je ontslag neemt - om persoonlijke redenen, om een nieuwe gelegenheid te verkennen, omdat je hunkert naar een verandering - zonder details te delen. Houd het kort en professioneel. Als je kunt, bied dan aan om indien nodig in de toekomst beschikbaar te zijn.
Het accepteren: Dit kan een enkele alinea zijn, gevolgd door een dankbetuiging. Stel dat je er trots op bent om de kans te accepteren, je kijkt ernaar uit om bij te dragen en je bent dankbaar voor het vertrouwen van het bestuur. Niet stilstaan bij projecten of intenties; dat is waar contracten voor zijn.
aanvragen: Beschrijf meteen wat je vraagt. Leg uit waarom. Als u bewijsmateriaal hebt voor de reden waarom het verzoek geldig is, documenteer dit dan kort. Vermijd beloften van prestaties of resultaten, aangezien deze alleen in een contract- of projectschema moeten worden vermeld, waar u onderhandelingsbekwaamheid hebt. Bedank hen voor hun overweging en aanbod om beschikbaar te zijn als ze vragen hebben of verduidelijking nodig hebben.
