Er zijn geen vaste regels wanneer je schrijft aan meerdere personen, bestaande uit een raad van bestuur, wat betekent dat je verschillende opties hebt om je brief aan te pakken. Over het algemeen bereid je een brief voor wanneer het bord zo groot is dat het omslachtig wordt om elke regisseur individueel aan te spreken. Voor kleinere borden kun je voor elke persoon een aparte letter schrijven en de notatie "carbon copy" gebruiken om naar de andere ontvangers te verwijzen.
Bij schrijven naar een groot bord
Wanneer het bord uit vijf of meer personen bestaat - dit nummer is een leidraad, geen regel - is het gebruikelijk om één brief aan het bestuur voor te bereiden als groep en te mailen naar het bedrijf dat zij besturen. Hier is een voorbeeld:
De directie
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Uw aanhef dient te luiden "Geachte Raad van Bestuur:" of "Geachte leden van de Raad van Bestuur:" gevolgd door een dubbele punt, geen komma. Als u de bedrijfseigenaar of een ander bestuurslid bent, is het acceptabel om de informele aanhef "Geachte raad van bestuur" of "Beste allen:" te gebruiken.
Een distributieblok gebruiken
Omdat veel besturen elkaar niet vaak ontmoeten, misschien een keer per maand of zo, wilt u misschien een kopie van de groepsbrief naar elk individueel lid van de raad van bestuur sturen bij hun thuisadres of bij een permanent bedrijfsadres. Dit zorgt ervoor dat uw brief wordt gelezen en dat hierop kan worden gereageerd voorafgaand aan de volgende bestuursvergadering. Om dit te bereiken, schrijf een distributieblok aan het einde van de brief met de naam en het adres van elk bestuurslid. Druk verschillende exemplaren van de brief af en stuur een kopie naar elke persoon op de distributielijst.
Bij schrijven naar een klein bord
Wanneer u een kleinere raad van bestuur aanspreekt, bijvoorbeeld met drie of vier directeuren, moet u elke ontvanger op naam vermelden. Uw adresblok ziet er nu ongeveer zo uit:
Mevr. Robin Birch, voorzitter
Mr. Jack Haslam, directeur
Dr. Olivia Blower, directeur
ABC Property Corporation Raad van Bestuur
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Uw groet moet dan de namen van de directieleden vermelden in dezelfde volgorde als het adresblok: "Geachte mevrouw Birch, de heer Haslam en Dr. Blower:" Het is prima om voornamen te gebruiken als u de ontvangers goed kent en dit is uw gebruikelijke wijze van communicatie. De etiquette vereist dat u een afzonderlijke brief naar elke persoon stuurt, dus druk en onderteken een originele kopie van de brief en envelop voor elke ontvanger.
De CC-notatie gebruiken
Waar de bestuursleden zich op verschillende adressen bevinden, is het verstandig om een afzonderlijke brief aan elke ontvanger te schrijven. Hier moet u de notatie "courtesy copy" of "carbon copy" gebruiken om elke ontvanger te laten weten wie de brief nog meer heeft ontvangen. Doe dit door de letters "cc:" toe te voegen gevolgd door de namen van de andere ontvangers onderaan de letter, direct onder uw handtekening en gedrukte naam. Hier is een voorbeeld van de opmaak:
Mevr. Robin Birch, voorzitter
ABC Property Corporation Raad van Bestuur
123 City Street
San Francisco, Californië 94105
Geachte mevrouw Birch:
Brief
Oprecht, Uw naam
CC: Mr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
U zou uw tweede brief aan "Dhr. Jack Haslam", gecedeerd aan "Mevr. Robin Birch en Dr. Olivia Blower", en zo verder richten. Het is een goed idee om al uw exemplaren te corrigeren om er zeker van te zijn dat u de juiste namen van ontvangers en beleefdheidskopieën hebt ingevoerd.
