Het wereldwijde karakter van de hedendaagse zakelijke omgeving vereist een geheel nieuwe set van communicatievaardigheden voor effectieve interculturele zakelijke communicatie. Ondoeltreffende interculturele communicatie kan bedrijven geld kosten en harde gevoelens bij het personeel veroorzaken, maar een paar eenvoudige technieken kunnen de communicatievaardigheden voor het wereldwijde publiek verfijnen.
Beoordeel de taalkennis van uw publiek, indien mogelijk, en plan dienovereenkomstig. Mensen die de taal niet spreken, hebben uiteraard tolken nodig.
Gebruik eenvoudige woorden en vermijd zo veel mogelijk jargon. Grote woorden vereisen meer vertaling en hebben meestal een complexe zinsstructuur, die niet-sprekende sprekers kan verwarren. Interculturele communicatie gaat over begrepen worden, dus houd het simpel.
Herhaal sleutelbegrippen met verschillende woorden om verschillende niveaus van woordenschatkennis en meer begrip mogelijk te maken. De eerste keer dat iets wordt gezegd, vertalen niet-sprekende sprekers het; de tweede keer controleren ze of hun vertaling juist is; de derde keer internaliseren zij het bericht. Dit wil niet zeggen dat je dingen moet herhalen, maar je moet proberen om in meerdere reviews van belangrijke informatie te werken.
Maak visuele hulpmiddelen voor presentaties en voeg tekst toe met de nadruk op het hoofdidee. Communicatie wordt verbeterd wanneer u verschillende methoden gebruikt om een doelgroep te bereiken. Tekst en afbeeldingen geven niet-sprekende sprekers een andere manier om de boodschap te absorberen dan luisteren. Geef indien mogelijk leden van het publiek kopieën van de visuele hulpmiddelen zodat ze notities kunnen maken en kunnen volgen.
Wees duidelijk en specifiek. Ga er niet vanuit. Wijs taken of projecten toe aan specifieke personen, samen met de vervaldatums. Productieve interculturele zakelijke communicatie vermijdt dubbelzinnigheid.
Spreek langzaam en spreek. Vergeet niet dat je publiek alles wat je zegt moet vertalen, wat betekent dat ze altijd een paar seconden achterblijven; dus zorgt een goede interculturele zakelijke communicatie voor vertraging in de vertaling.
Informeer regelmatig bij het publiek om er zeker van te zijn dat er geen vragen zijn en dat iedereen de boodschap volgt. Moedig vragen of een opgeheven hand aan wanneer verduidelijking nodig is.
Volg alle mondelinge communicatie op met schriftelijke bevestiging. Dit geldt met name voor actie-items. Door dingen op schrift te stellen, kunnen niet-sprekende sprekers met een taalwoordenboek gaan zitten en informatie in hun eigen tempo verwerken. Het voorkomt ook verwarring over wie verantwoordelijk is voor wat of wat moet worden gedaan als volgende stap.
Vergaderingen openen met een begroeting in de moedertaal van de deelnemers. Het tonen van respect voor de cultuur van iemand maakt hen vatbaarder voor uw boodschap. Effectieve interculturele communicatie zorgt voor een toon van respect en gebruikt cultuur als een brug om positieve werkrelaties op te bouwen.
Weet wat als onbeschoft en beleefd wordt beschouwd in andere culturen. Het presenteren van visitekaartjes met beide handen en een ondiepe boog wordt bijvoorbeeld als beleefd beschouwd in Aziatische culturen. Dit is natuurlijk een groot contrast met Amerikanen, die soms zelfs zakelijk visitekaartjes langs de vergadertafel scoppen om te voorkomen dat ze opstaan.
Tips
-
Maak een lijst van de belangrijkste punten in de geschreven communicatie, zodat belangrijke informatie niet verloren gaat in lange zinnen. Kogelpuntenlijsten vergemakkelijken de interculturele communicatie enorm.
