Communicatie binnen een organisatie is van cruciaal belang. Hoe meer verbonden en geïnformeerde werknemers zijn, hoe meer vertrouwen ze zullen hebben ten opzichte van hun werkgever. Onderzoek wijst uit dat medewerkers de voorkeur geven aan persoonlijke interactie met hun meerderen, maar tijdbeperkingen en de omvang van een organisatie laten dergelijke benadering niet altijd toe. Bedrijfsmemo's zijn een andere manier om belangrijke informatie te communiceren naar het interne publiek van een organisatie. Minder formeel dan zakelijke brieven, ze kunnen nieuw beleid of organisatorische wijzigingen aankondigen, gevraagde informatie leveren of dienen als een projectupdate. Het leren schrijven van een bedrijfsmemorandum dat informatie levert die werknemers nodig hebben, zal de 'macht binnenin' van uw bedrijf versterken.
Items die je nodig hebt
-
Digitaal beeld van bedrijfslogo
-
Desktop-publishing software
-
Printer
-
Papier
Plaats het bedrijfslogo als een afbeelding bovenaan uw pagina.
Maak een titel die (in alle hoofdletters) "MEMO", "MEMORANDUM" of "INTEROFFICE CORRESPONDENCE" aangeeft. Deze kan bovenaan worden gecentreerd of worden uitgelijnd met de linkermarge.
Na de titel voegt u een spatie in en vervolgens de woorden "TO:," "FROM:," "DATE:" en "SUBJECT:" (u kunt ook "RE:" vervangen in plaats van "SUBJECT:") met de juiste informatie gevolgd door een harde return. Regeling kan variëren. Elk item kan een eigen regel hebben voor een totaal van vier regels, of u kunt deze opdelen in twee kolommen: de eerste met "TO:" en "FROM:" en de tweede met "DATE:" en "SUBJECT." U hoeft niet een binnenadres of een aanhef opnemen ("Beste …").
Start de inhoud van uw memo op de tweede of derde regel onder de titel. Als uw memo een routinebericht is, open dan op een directe manier. Memo's die slecht nieuws opleveren, moeten openen met een neutrale uitspraak die nauw verwant is aan het onderwerp van de memo, bekend in zakelijke communicatie als een buffer, om lezers voor te bereiden op de negatieve informatie. Afhankelijk van het nieuws, kunt u kiezen uit verschillende strategieën voor deze opening. Zorg ervoor dat het oprecht, relevant, eerlijk en kort is.
Gebruik de rest van uw ruimte om belangrijke details te verstrekken. De toon moet gemoedelijk zijn. Gebruik subkoppen om langere memo's leesbaarder te maken. U kunt ook tabellen, grafieken of andere afbeeldingen toevoegen. Schrijvers die hun publiek willen overtuigen, moeten vermelden hoe / waarom deze informatie de werknemers persoonlijk of het bedrijf als geheel ten goede komt.
Eindig met een positieve, vriendelijke opmerking. Voeg geen gratis afsluiting of handtekening toe.
Print de memo en begin met uw naam bovenaan, of bereid de memo voor om te worden gemaild (u kunt een deel van de opmaak kwijtraken door deze elektronisch te verzenden). Als de memo naar meerdere ontvangers wordt verzonden, kan het goedkoper zijn om één exemplaar af te drukken, het te initialiseren en vervolgens fotokopieën te maken.
Distribueren. Het kan met de hand worden afgeleverd, per e-mail worden verzonden, via interoffice-mail worden verzonden of via het postkantoor worden verzonden.
Tips
-
Gebruik blokindeling (geen inspringing) met een spatie tussen elke alinea. Focus op één onderwerp. Probeer de notitie onder twee pagina's te houden. Memo's mogen alleen worden gebruikt door uw interne publiek. Stuur geen memo naar mensen buiten uw bedrijf. Schrijf in plaats daarvan een brief. Als u de notitie richt tot bepaalde personen in plaats van tot een hele afdeling of personeel in het algemeen, alfabetiseer dan uw lijst met ontvangers, tenzij er mensen in bepaalde posities zijn die een prominentere plaats moeten krijgen.
