Een zakelijke memo wordt veel gebruikt door organisaties om op een effectieve en efficiënte manier te communiceren met de relevante informatie van haar leden. De gecommuniceerde informatie geeft beleidsveranderingen weer, nieuwe producten worden geïntroduceerd of nieuwe ontwikkelingen bij het oplossen van nieuwe of huidige bedrijfsproblemen. Een bedrijfsmemo kan ook een oproep tot actie zijn voor alle teamleden om erbij betrokken te raken. Het schrijven van een bedrijfsnota is een geweldige tool voor leiderschapsteams; het informeert medewerkers over belangrijk nieuws wanneer een vergadering van een bedrijf niet gepland hoeft te worden.
Vul de header-informatie in. Geef duidelijk aan wie de memo is, vanaf de datum en waar de memo betrekking op heeft. Begin met waarom de ontvanger de memo ontvangt.
De eerste paragraaf zou een doelverklaring moeten zijn die zo eenvoudig kan zijn als: "Het doel van deze notitie is om …"
Voeg een korte samenvatting toe van het probleem of de behoefte waarover u schrijft. De inhoud van de memo moet over deze thema's worden uitgebreid.
Vermeld alle acties die u de ontvanger moet uitvoeren en wanneer u deze nodig hebt uitgevoerd door.
Sluit met eventuele vervolg-items die van de ontvangers zijn vereist. Zorg er ook voor dat het einde hoffelijk en respectvol is voor de lezers. Zelfs als je moeilijk nieuws communiceert, denk er dan aan om dit op een evenwichtige en waardige manier te doen.
Tips
-
Maak het kort, een pagina indien mogelijk. Opsommingstekens zijn een gemakkelijke manier voor de lezer om de belangrijkste punten van de memo onmiddellijk te begrijpen.
De zakelijke memo is minder formeel dan een brief; maar spelling, interpunctie en grammatica moeten nog steeds in orde zijn.
