Of u nu een e-mail verzendt, een post ontvangt of op een andere manier aan een grote groep van uw klanten schrijft, u moet ervoor zorgen dat u het goed doet: duidelijk, beknopt en op de juiste manier. Als u begrijpt hoe u een massale klantbrief moet beantwoorden, wordt communicatie als bedrijfseigenaar in het algemeen eenvoudiger en soepeler.
Kies de juiste aanhef
Je herinnert je dit misschien niet van het Engels op de middelbare school, maar een begroeting is de begroeting die je gebruikt om een brief, e-mail, memo of andere communicatie te beginnen. De traditionele aanhef is "Geachte heer of mevrouw achternaam." Maar aangezien u een groep mensen aanspreekt, overweeg dan bredere begroetingen, zoals 'Geachte gewaardeerde klanten'. Gewoon zeggen "groeten" is ook geschikt voor de meeste situaties. Wees voorzichtig met "Aan wie het kan gaan." Het is onpersoonlijk en kan de verkeerde indruk van uw merk geven.
Overweeg uw bedrijf en uw klant
Is uw ideale klant casual en ingehouden? OK met een minder formele toon? Dan is het waarschijnlijk OK om met een minder formele aanhef te gaan zoals "Hey", "Hallo" of iets seizoensgebonden zoals "Happy Spring!" U kunt ook specifieker zijn over hoe u naar uw klant verwijst. Als u bijvoorbeeld voornamelijk voor gezinnen zorgt, kunt u uw klanten aanspreken als 'Ouders' of 'Bezige moeders'. Zoek uit formuleringen die de aandacht en interesse van uw klanten meteen trekken.
Als uw bedrijf, merk en klant een beetje meer formeel en traditioneel zijn, werkt de standaardbegroeting "Geachte klant of klanten" prima. U kunt ook specifieke bijvoeglijke naamwoorden gebruiken, zoals 'loyale klant' of 'gewaardeerde klant'.
Wees niet bang om een beetje persoonlijkheid te gebruiken
Afhankelijk van de reden voor uw e-mail, kunt u nog meer uw aansprekingen oppikken. Kondigt u een verkoop aan, werkt u informatie over speciale of nieuwe producten bij of laat u uw klanten weten wat er nieuw is in uw bedrijf? Als dat zo is, kan iets dat de persoonlijkheid van uw merk laat zien, goed werken, zoals 'Hallo koopjesjagers!' of "Welkom in de winter, snowbunnies!"
Als u een probleem aankondigt dat u ervaart in uw bedrijf of een ander minder goed nieuws, is het niet gepast om uw eerste groet humoristisch, schattig of doordrenkt met persoonlijkheid te maken. Blijf in die gevallen bij de basis.
Zorg ervoor dat u op de juiste manier gaat pendelen en kapitaliseren
Zorg ervoor dat u de eerste letter van het eerste woord van uw aanhef als hoofdletter schrijft, zoals in 'Beste vrienden'. Gebruik niet elke eerste letter van de woorden in de aanhef, zoals bij 'Hallo loyale klanten', die niet grammaticaal correct is. Gebruik een komma in plaats van de zakelijk formele dubbele punt na uw aanhef om een vriendelijke indruk te maken en zorg ervoor dat deze op zichzelf staat. Start het hoofdgedeelte van de letter op de regel onder de aanhef.
