Veel bedrijven geven creditcards uit aan medewerkers voor verschillende aankopen, waaronder kantoorbenodigdheden, bedrijfsgerelateerde maaltijden en reiskosten. Soms misbruiken medewerkers de bedrijfscreditcard en vegen ze in plaats daarvan voor de verkeerde soorten werkgerelateerde uitgaven of, erger nog, voor persoonlijk gebruik, inclusief contante voorschotten, persoonlijke reizen, huisgerelateerde uitgaven en meer. Zodra u ontdekt dat een werknemer ongeschikt bedrijfskrediet heeft gebruikt, moet u snel handelen, zodat andere werknemers dit niet doen of als het misbruik doorgaat.
Kijk naar de bedrijfsrecords om te bepalen welke kosten ongepast of niet bedrijfsgerelateerd zijn. Markeer ze en maak kopieën voor zowel de financiële afdeling als, indien nodig, het personeelsdossier van de werknemer. Dit geeft u niet alleen een idee van hoeveel de kaart is misbruikt, maar biedt u ook een referentiepunt om te gebruiken wanneer u met de medewerker praat.
Overleg met menselijke hulpbronnen voordat u met de medewerker praat. De kans is groot dat ze samen met u in de kamer moeten zijn wanneer u de medewerker vraagt naar de kosten. Bovendien kunnen ze u vertellen hoe te handelen als de werknemer toegeeft dat hij de kaart voor persoonlijk gebruik heeft misbruikt, vooral als hij wist dat deze in strijd was met de bedrijfsregels.
Plan een vergadering met de medewerker. Vraag of hij een kopie van de bedrijfsrichtlijnen heeft ontvangen toen hij de kaart ontving. Dit geeft aan of hij op de hoogte was van het beleid met betrekking tot het gebruik van bedrijfsleningen. Geef hem een kans om uit te leggen en te achterhalen of de aanklacht opzettelijk is, of hij zelfs verantwoordelijk is voor de aanklacht of dat dit gewoon een geval is van het gebruik van de verkeerde kaart voor de verkeerde soorten aankopen. Als de actie boosaardig en opzettelijk was, moet u mogelijk disciplinaire maatregelen nemen. De ernst van de discipline zou moeten afhangen van zijn algehele staat van dienst, evenals van het bedrag dat in rekening wordt gebracht, zijn bereidheid om zijn indiscretie toe te geven en het niveau van wroeging dat hij laat zien. Neem het gesprek op met zijn toestemming, in het geval dat u de zaak verder moet behandelen, zoals het indienen van strafrechtelijke aanklachten.
Stel in welke actie dan ook op het niveau van het misbruik past. Als het gewoon een kwestie van onbedoeld misbruik was, herhaal dan de richtlijnen met betrekking tot het gebruik van de kaart en geef de medewerker nog een kans. Als de kosten doelgericht waren, gebruik dan uw bedrijfsrichtlijnen om de beste beslissing te nemen en houd rekening met de geschiedenis van de werknemer en de aard van de kosten.Als de aanklacht duizenden oproept, wordt dat in de meeste staten als grootdiefstal beschouwd en hebt u misschien geen andere keuze dan contact op te nemen met uw plaatselijke politiebureau en hen te laten aanklagen tegen de werknemer.
Stel strengere richtlijnen in met betrekking tot het gebruik van creditcards. Volgens de Inside Indiana Business-website, controleer je elke maand de kosten en markeer die die er verdacht uitzien. Maak het een regel voor werknemers om te vragen voordat ze een bepaald bedrag in rekening brengen. Beperk het aantal kaarten dat u aan werknemers geeft, zodat alleen diegenen die regelmatig supplies moeten kopen voor het bedrijf een bedrijfskredietrekening kunnen onderhouden.
