Rapporten zijn cruciaal voor het runnen van elk bedrijf. Ze kunnen bazen en leidinggevenden laten weten waar het bedrijf precies staat in verschillende projecten, die vervolgens kunnen worden gerapporteerd aan hun meerderen. Het plannen van rapportindelingen vereist specifieke informatie waardoor uw formulieren gemakkelijker te gebruiken zijn voor degenen die het papierwerk doen. Goede vormen geven de planner ook ruimte voor creativiteit. Het plannen van uw rapport voordat u het afdrukt, is essentieel om een rapportformulier te maken dat u gedurende langere tijd kunt gebruiken.
Items die je nodig hebt
-
Papier
-
Potlood
-
Gom
-
Zwarte permanente inktpen
Noteer alle informatie die u in het rapport op één vel papier moet opnemen en verander deze punten in vraag- of opdrachtformaat. Zet deze pagina opzij. Voer deze stap uit op een computer als het minder verwarrend voor u zal zijn, maar als u deze op een stuk papier opslaat, kunt u ze gemakkelijker naar uw indeling overbrengen op de computer als u klaar bent om ze toe te voegen in plaats van terug te gaan en weer tussen verschillende documenten.
Vorm de eerste ruwe schets van het rapport op uw tweede vel papier. Plaats uw bedrijfslogo bovenaan de pagina en voeg het rapportformulier bovenaan in grote vette letters toe. Voor dit voorbeeld gaan we een generieke vorm gebruiken die kan worden aangepast aan elk project.
Maak een eerste deel om de informatie over het specifieke project te krijgen. Dit kan onder meer inhouden dat de verslaggever de naam van het project, het projectnummer of elk systeem dat u gebruikt om uw project te identificeren op te schrijven. Noteer vervolgens een verzoek waarin wordt aangegeven of het rapport een tussentijds rapport is of het eindrapport over het project. Bijvoorbeeld:
Cirkel een:
Eindverslag tussentijds rapport
of:
Wat voor soort rapport is dit? ****
of:
Rapporttype: voorlopige finale (cirkel één)
Maak het tweede gedeelte over de persoon die het formulier invult. Neem naam, functie of titel op, specifieke verantwoordelijkheden voor het project waarover zij rapporteren en wat zij zullen toevoegen of opnemen in hun rapport.
Ontwikkel het laatste deel van het rapport door de verslaggever te vragen om uit te leggen wat er aan het einde van het rapport is bereikt. Voor tussentijdse rapporten kunt u een ander gedeelte achterlaten voor de rapporteur om de volgende stappen te beschrijven en een geschatte voltooiingsdatum voor de volgende fase opgeven. U kunt er ook voor kiezen om aan het einde van het rapport een contractovereenkomst op te nemen om aan te geven dat de werknemers geen informatie zullen vrijgeven en dat alle hierin opgenomen informatie correct is voor zover zij weten.
Zet het rapportformaat in de computer met behulp van een schrijfprogramma of uw voorkeursprogramma en druk zoveel exemplaren af als u wilt, of maak de definitieve trekking en maak meerdere kopieën om op te slaan.
Tips
-
U kunt verschillende computersoftware gebruiken om de laatste versie van het rapportformulier samen te stellen voordat u bulksgewijs afdrukt. Vergeet niet om uw lezers in het achterhoofd te houden en de informatie op te stellen op een manier die het best door de meerderheid van uw werknemers kan worden begrepen.
