Uw communicatieplan is een werkend, dynamisch document dat u helpt bij het werk, het bijhouden van mijlpalen en het plannen van uw volgende stappen. U koppelt uw plan aan een algemeen doel, zoals een productverkoopdoel of bedrijfsreputatiedoel, en omvat gesegmenteerde doelgroepen en kernboodschappen om aan elk publiek over te brengen. In de loop van je carrière moet je mogelijk verschillende communicatieplannen maken voor zowel externe doelgroepen, zoals klanten en media, als interne doelgroepen, zoals werknemers.
Hoe een communicatieplan te maken
Segmenteer uw doelgroepen. U moet de make-up identificeren van elke doelgroep, de mensen met wie u zult communiceren. Zijn dit huidige klanten, die mogelijk al in een product zijn geïnvesteerd en op zoek zijn naar een nieuwere versie? Zijn ze gebruikers van een concurrerend product, die mogelijk op zoek zijn naar een reden om te veranderen? Zijn ze early adopters, zoals techno-nerds die altijd op zoek zijn naar het volgende, nieuwe, geweldige apparaat? Andere voorbeelden van gesegmenteerde doelgroepen zijn media, financiële analisten en potentiële werknemers.
Bepaal belangrijke berichten. Uw belangrijkste berichten zijn de belangrijkste punten die u moet overbrengen over een product, service of uw bedrijf. U neemt deze berichten op in elk communicatieonderdeel, indien van toepassing. Probeer uw belangrijkste berichten te beperken tot drie per doelgroep, probleem of product, omdat dit de kans op retentie vergroot. Een voorbeeld van een kernboodschap is: "XYZ-bedrijf recycleert 60 procent van zijn kantoorproducten, waardoor er dagelijks 250 ponden worden gestort."
Schrijf uw doelstellingen. Uw doelstellingen noemen wat u met uw communicatie wilt bereiken. Voorbeelden van communicatiedoelstellingen kunnen zijn "Bekendheid creëren met de vrijwilligersinspanningen van ons bedrijf" of "Verhoog media-oproepen naar onze CEO met het verzoek om interviews." Houd er rekening mee dat elke doelstelling moet worden gekoppeld aan een algemeen doel van het bedrijf, anders werkt uw communicatie binnen een vacuüm.
Schrijf je strategieën. Voor elk doel heb je minimaal één en misschien meerdere strategieën nodig. Als verbeterde mediarelaties bijvoorbeeld worden opgenomen als een van uw communicatiedoelstellingen, kan een strategie zijn: "een mediaplan maken dat is gericht op zakelijke media." Als u de werknemersparticipatie bij vrijwilligerswerk in de gemeenschap probeert te vergroten, kan een strategie zijn: "Maak interne procedures om meer vrijwilligerswerk door het hele bedrijf te bevorderen."
Schrijf je tactieken. De tactieken zijn de "werkorders" van het plan, de gedetailleerde en specifieke activiteiten die u uit uw strategie spoelt om aan uw doelstellingen te voldoen. Bijvoorbeeld, het opzetten van een mediatournering aan de oostkust is een tactiek, net als het houden van een persconferentie. Het ontwikkelen van een interne werkgroep om prikkels voor werknemers te creëren voor vrijwilligerswerk is ook een tactiek. Bij het maken van tactieken moet u rekening houden met kosten en uw mankracht om te peilen hoe realistisch uw tactiek is.
Tips
-
Op een gegeven moment kan je worden gevraagd om een budget te maken voor de uitvoering van je plan; of je kunt er een krijgen voordat je hem maakt. Hoe dan ook, houd uw bronnen in gedachten terwijl u het communicatieplan aanmaakt.
Waarschuwing
Laat kritische spelers niet achter bij het opstellen van uw communicatieplan. Vraag om samenwerking en feedback om ervoor te zorgen dat uw plan een succes wordt en niet wordt afgestraft door andere afdelingen of personeel dat zich buitengesloten voelde.
