Payroll-clearingrekeningen zijn een voordelige manier voor bedrijven om hun payroll-proces te beheren. Grote bedrijven kunnen hun salariscontroleproces automatiseren met behulp van een PCA en directe storting, waardoor ze minder tijd hebben om cheques van hun bankrekening te verwijderen. PCA's beschermen ook de integriteit van de belangrijkste bankrekening van een bedrijf.
Definitie
Een payroll-clearing-account is een bankrekening met een nulevenwicht die door bedrijven wordt gebruikt om salariscontroles voor werknemers te wissen. Een PCA is populair bij grote bedrijven met duizenden werknemerscontroles die elke betaalperiode verzilverden. De PCA houdt contanten apart van de gewone bedrijfsbankrekening en helpt het bedrijf te voorkomen dat zijn dagelijkse bedrijfsaccount door buitenstaanders in gevaar wordt gebracht. Het helpt ook de integriteit te behouden met het directe statiegeldsysteem dat standaard is bij de meeste bedrijven.
Payroll-proces
Nadat de payrollbedragen op papier zijn goedgekeurd, wordt een overboeking van de hoofdbedrijfsbankrekening naar de PCA uitgevoerd. Deze transactie gebeurt meestal een paar dagen tot een week voor de aankomende betaaldatum. Als het bedrijf een directe storting gebruikt, worden overschrijvingen van de PCA naar de werknemersbankrekeningen uitgevoerd op een bepaalde tijd op de betaaldatum. Als het bedrijf papieren cheques uitgeeft, worden deze gewist ten opzichte van het PCA-saldo totdat het nul is en alle cheques zijn verzilverd.
Accountbeoordeling
Meestal werkt het Payroll-proces van de PCA in een naadloze volgorde voor het opruimen van salariscontroles. Eventuele uitzonderingen leiden tot een accountoverzicht van de PSO en een uitstekende loonlijstcontrole. Directe stortingswerkgevers ontvangen een uitzonderingsrapport van hun bank met betrekking tot welke loonstrookjes niet zijn gestort als gevolg van een fout. Voor papieren cheques is het voor werkgevers wat moeilijker om te achterhalen welke werknemers hun cheques niet hebben verzilverd. Het afdrukken van een online bankafschrift en het afstemmen van het account is de beste optie voor dit scenario.
voordelen
PCA-payroll-clearing kan een aantal sterke voordelen hebben voor bedrijven. Het belangrijkste is dat het ongewenste toegang tot de hoofdbedrijfsbankrekening voorkomt. Als de PCA is gecompromitteerd, kan deze worden gesloten en een andere wordt ingesteld met een ander accountnummer. Een ander groot voordeel is dat het helpt bij het directe stortingsproces voor grote bedrijven. Bankafschriften en -rapporten kunnen van de PCA worden gegenereerd zonder dat er veel onnodige transacties uit de dagelijkse bewerkingen zijn inbegrepen.
nadelen
PCA-payroll-clearing is mogelijk niet geschikt voor kleine en middelgrote bedrijven met minder werknemers. Als het bedrijf payroll uitgaf met behulp van live checks, kan het volgen van het resterende saldo in de PCA tijdrovend zijn. Sommige bedrijven houden het payroll-saldo slechts een paar dagen in de PCA; werknemers die proberen cheques te innen na deze datum kunnen dit niet doen. Dit creëert meer werk voor de boekhoudafdeling door opnieuw cheques uit te geven voor eerdere loonperiode.
